Dla organizatorów
Hostessy na konferencje i rejestrację uczestników
Policz, ile osób potrzebujesz przy rejestracji, w salach i w szatni, zanim zapytasz o cenę. Kalkulator liczy obsadę od liczby uczestników i okna rejestracji, a potem składa brief, który wysyłasz do kilku agencji naraz.
Przeglądaj agencje według miastaLiczone od szczytu
Obsadę wyznacza najgorętszy moment rejestracji, a nie liczba gości w agendzie.
Bez wymyślonych stawek
Nie podajemy średnich cen, których nie zmierzyliśmy. Liczby bierzemy z Twoich danych.
Policz obsadę recepcji i wygeneruj brief
Ile osób przy rejestracji, w salach i w szatni
Zmierz na próbie z własną listą: wyszukanie nazwiska, wydanie identyfikatora i materiałów. Jeśli większość gości przychodzi tuż przed pierwszą sesją, wpisz krótsze okno.
Osobodni do wyceny
Liczymy wyłącznie z pól, które wypełniasz. Kalkulator traktuje każdy dzień jak pierwszy, więc przy wielodniowej konferencji wynik jest górną granicą. Cenę za osobodzień podaje agencja.
Brief powstaje w Twojej przeglądarce i nigdzie go nie wysyłamy. Kopiujesz go i wklejasz do maila do wybranych agencji.
Krótka odpowiedź
Hostessy na konferencje zamawia się w agencji hostess na podstawie briefu z liczbą uczestników, oknem rejestracji, liczbą sal z obsługą, wymaganym językiem i długością dnia od odprawy do zamknięcia ostatniej sali. Obsadę wyznacza szczyt rejestracji: liczba gości pomnożona przez czas obsługi jednej osoby i podzielona przez długość okna daje liczbę stanowisk. Do tego dochodzi punkt informacji, szatnia i zmiennik na przerwy, a agencje wyceniają całość za osobodzień.
Liczbę hostess na konferencję wyznacza szczyt rejestracji
Najczęstszy błąd w zamówieniu to liczenie obsady od liczby uczestników w agendzie. Trzystu gości rozłożonych na cały dzień nie tworzy żadnej kolejki. Trzystu gości, którzy przychodzą w ciągu trzech kwadransów przed pierwszą sesją, wymaga kilku stanowisk pracujących naraz, a przez resztę dnia tych osób przy ladzie nikt już nie potrzebuje.
Rachunek jest prosty. Przy wartościach domyślnych kalkulatora, czyli 300 uczestnikach, 40 sekundach na osobę i 45 minutach okna, trzeba zmieścić 12 000 sekund obsługi w 2 700 sekundach rejestracji, co daje 5 stanowisk. To jest przykład rachunkowy, nie norma. Czas obsługi jednej osoby zmierz na próbie z własną listą, bo zależy od tego, czy nazwisko wyszukuje się w aplikacji, skanuje kod z maila, czy odhacza na wydruku, i czy identyfikator jest gotowy, czy drukowany na miejscu.
Po zamknięciu rejestracji te same osoby przechodzą do sal: pilnują drzwi, podają mikrofony w czasie pytań i pokazują prelegentom czas. Dlatego kalkulator nie dodaje ról do siebie. Bierze większą z dwóch liczb, stanowiska rejestracji albo sale z obsługą, i dopiero do niej dolicza punkty, które działają przez cały dzień.
| Rola | Co robi | Kiedy jest potrzebna |
|---|---|---|
| Rejestracja i identyfikatory | wyszukanie gościa na liście, wydanie identyfikatora i materiałów, skierowanie gości spoza listy | w oknie przed pierwszą sesją i po przerwie, gdy dochodzą goście jednodniowi |
| Punkt informacji | kierowanie do sal, pytania o agendę, sieć i zmiany w programie | przez cały dzień, a w oknie rejestracji zdejmuje pytania z kolejki |
| Obsługa sali | drzwi, mikrofony przy pytaniach z sali, sygnały czasu dla prelegentów | w czasie sesji, osobno dla każdej sali pracującej równolegle |
| Szatnia | przyjmowanie i wydawanie okryć, numerki, rzeczy zostawione przez gości | na otwarciu, na zakończeniu i przed częścią wieczorną, w sezonie jesienno-zimowym zawsze |
| Strefa partnerów i prelegentów | opieka nad gośćmi specjalnymi, pokój prelegentów, kierowanie do stoisk sponsorów | gdy konferencja ma partnerów z wykupionymi pakietami ekspozycji |
| Część wieczorna | lista gości na kolację lub galę, szatnia, kierowanie do stołów | tylko gdy obsada zostaje po sesjach, zawsze jako osobna pozycja w wycenie |
Zanim wyślesz zapytanie
- potwierdzony obiekt i układ sal, bo od niego zależy liczba punktów obsługi
- godzina otwarcia rejestracji i godzina pierwszej sesji
- format listy gości i decyzja, kto drukuje identyfikatory
- informacja, czy są goście jednodniowi i rejestracja na miejscu
- decyzja o części wieczornej, podjęta przed wyceną, a nie w trakcie wydarzenia
Co ustalić z agencją przy obsłudze rejestracji uczestników
Rejestracja jest momentem, który uczestnik ocenia w pierwszej minucie, i jedynym, w którym hostessy pracują na danych osobowych. Obie rzeczy da się przygotować przed wydarzeniem, pod warunkiem że agencja dostanie odpowiedzi na kilka pytań, a nie tylko liczbę osób i datę.
- format listy gości: wydruk alfabetyczny, arkusz na tablecie albo system rejestracji z kodem wysłanym mailem
- kto drukuje identyfikatory: gotowe przed wydarzeniem czy drukowane na miejscu, bo druk wydłuża obsługę każdej osoby
- ścieżka dla gości spoza listy i dla osób, które płacą na miejscu, najlepiej przy osobnym stanowisku
- osobne stanowisko albo wejście dla prelegentów, partnerów i prasy
- co hostessa robi, gdy nazwiska nie ma na liście: kogo woła i czy może wpuścić gościa warunkowo
- godzina zamknięcia rejestracji i miejsce, w którym spóźnieni odbierają identyfikatory
Dane uczestników to osobna sprawa. Z reguły administratorem jest organizator, a agencja, której obsada pracuje na liście gości, przetwarza dane w jego imieniu. Taka współpraca wymaga umowy powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO, w której zapisuje się między innymi zakres danych i to, co dzieje się z nimi po wydarzeniu. W praktyce oznacza to też prostą regułę dla obsady: wydruki list nie zostają na ladzie po zamknięciu rejestracji. To nie jest porada prawna, ale brak tej umowy wychodzi zwykle dopiero przy pierwszym pytaniu uczestnika o jego dane.
Prowadzisz agencję hostess
Bądź widoczna dla organizatorów w swoim mieście
Organizator z gotowym briefem szuka agencji w katalogu według miasta. Agencje z profilem są widoczne w wynikach dla swojego miasta i dostają zgłoszenia kandydatów w jednym formacie danych, razem z udokumentowaną zgodą na przetwarzanie, więc obsadę na konferencję kompletuje się z gotowej listy, a nie z wiadomości prywatnych.
Dzień konferencji z perspektywy obsady
Cztery okna, w których obsada robi co innego. Każde z nich warto opisać w briefie, bo każde wpływa na długość dnia i na to, ile osób musi być na miejscu jednocześnie.
1
Odprawa przed otwarciem
Obsada jest na miejscu przed otwarciem rejestracji i dostaje agendę, plan sal, listę gości specjalnych i instrukcję dla osób spoza listy. Ten czas jest częścią dnia pracy i powinien być wpisany w brief.
2
Okno rejestracji
Wszystkie stanowiska pracują równolegle. Punkt informacji przejmuje pytania o program i sieć, żeby kolejka przy rejestracji się nie zatrzymywała na rozmowach.
3
Sesje i przerwy
Osoby z rejestracji przechodzą do sal i do szatni. W przerwach kierują ruch do strefy kawowej i do stoisk partnerów, a zmiennik wymienia ludzi na posiłek.
4
Zamknięcie i wieczór
Wydawanie okryć, zbieranie identyfikatorów, jeśli wracają do organizatora, i ewentualna lista gości na kolację. Część wieczorną ustala się przed wydarzeniem, nie w jego trakcie.
Wycena
Co zmienia cenę za osobodzień na konferencji
Nie podajemy stawek, bo nie prowadzimy obsady i nie zmierzyliśmy rynku. Podajemy to, czym wyceny agencji naprawdę się różnią, żeby dało się je położyć obok siebie.
Długość dnia
Od odprawy przed rejestracją do zamknięcia ostatniej sali, a nie od pierwszej sesji. Konferencje regularnie przeciągają się o pytania z sali, więc ustal zasady pracy ponad ustalony czas.
Język obcy
Wymóg w każdej zmianie przy rejestracji i informacji kosztuje więcej niż wymóg u jednej osoby w zespole. Wypisz role, w których język jest potrzebny, zamiast wymagać go od wszystkich.
System rejestracji
Skanowanie kodów, wyszukiwanie w aplikacji i druk identyfikatorów na miejscu wymagają przeszkolenia przed wydarzeniem. Zapytaj, czy ten czas jest płatny i kiedy się odbywa.
Część wieczorna
Kolacja albo gala po sesjach to dodatkowe godziny, często w innym stroju. Jeśli nie ma jej w briefie, wycena jej nie obejmuje i rozmowa o niej odbędzie się na miejscu.
Strój
Strój biznesowy własny obsady, strój agencji albo strój z identyfikacją organizatora. Ustal, kto go zapewnia, kto ponosi koszt czyszczenia i czy przymiarka mieści się w czasie pracy.
Koordynator i zastępstwo
Przy kilku osobach zapytaj wprost, czy koordynator na miejscu jest w cenie i w jakim czasie agencja podstawia inną osobę, gdy ktoś zachoruje przed drugim dniem.
Porównanie
Konferencja, targi czy degustacja
Te trzy zamówienia brzmią podobnie, ale obsadę wyznacza w nich coś innego i inna jest jednostka, w której agencja podaje cenę.
| Wydarzenie | Kto zamawia | Obsadę wyznacza | Jednostka wyceny |
|---|---|---|---|
| Konferencja, kongres, forum | organizator wydarzenia | szczyt rejestracji i liczba sal pracujących równolegle | osobodzień, kalkulator na tej stronie |
| Hostessy na targi | wystawca | liczba równoległych rozmów przy stoisku w godzinie szczytu | osobodzień |
| Hostessy do degustacji | marka albo dystrybutor | liczba sklepów i dni akcji | sklepodzień |
Jeśli konferencja ma część wystawienniczą, policz obie rzeczy osobno. Recepcję i sale zamawia organizator, a stoisko w strefie partnerów zamawia wystawca, który ma własny brief i własny budżet. Wspólna obsada dla obu stron zwykle kończy się sporem o to, czyje zadanie ma pierwszeństwo w godzinie szczytu.
Pytania
Hostessy na konferencje, najczęstsze pytania
Ile kosztuje hostessa na konferencję?
Agencje wyceniają hostessy na konferencję za osobodzień albo za godzinę z minimalnym czasem zlecenia, więc porównywalna jest dopiero kwota za cały dzień pracy jednej osoby. Na cenę wpływa długość dnia od odprawy do zamknięcia sal, język obcy, praca w systemie rejestracji, część wieczorna i to, czy koordynator jest wliczony. Nie podajemy średnich stawek, bo ich nie zmierzyliśmy.
Jakie są obowiązki hostessy na konferencji?
Hostessa na konferencji rejestruje uczestników i wydaje identyfikatory, kieruje gości do sal, obsługuje szatnię, podaje mikrofony w czasie pytań z sali, pokazuje prelegentom czas i opiekuje się gośćmi partnerów. Przy wydarzeniu międzynarodowym prowadzi te rozmowy po angielsku. Zakres trzeba wypisać w zamówieniu, bo od niego zależy liczba osób i długość dnia.
Ile hostess potrzeba na konferencję?
Liczbę hostess na konferencję wyznacza szczyt rejestracji, a nie liczba uczestników w agendzie. Pomnóż liczbę gości przez czas obsługi jednej osoby i podziel przez długość okna rejestracji, a potem dodaj punkt informacji, szatnię i zmiennika. Po zamknięciu rejestracji te same osoby przechodzą do sal, więc ról nie sumuje się naraz.
Kiedy zarezerwować hostessy na konferencję?
Brief warto wysłać zaraz po potwierdzeniu obiektu i terminu, a nie po zamknięciu agendy. W tygodniach, w których w mieście odbywa się kilka dużych wydarzeń, te same osoby obsługują kilku organizatorów i decyduje kolejność zgłoszeń. Osoby z płynnym angielskim albo niemieckim znikają z kalendarzy agencji najszybciej.
Czy hostessa na konferencji musi znać angielski?
Nie zawsze. Przy wydarzeniu z gośćmi zagranicznymi język musi być jednak w każdej zmianie przy rejestracji i w punkcie informacji, a nie u jednej osoby w zespole. Wpisz w briefie wymagany poziom i role, w których jest potrzebny, bo wymóg języka u całej obsady zawęża pulę osób i zwykle podnosi stawkę.
Kto odpowiada za dane uczestników przy rejestracji?
Z reguły administratorem danych uczestników jest organizator konferencji. Agencja, której obsada pracuje na liście gości albo w systemie rejestracji, przetwarza te dane w imieniu organizatora, więc potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO. To nie jest porada prawna, ale ten dokument warto mieć podpisany przed wydarzeniem.
Dalej w katalogu
Agencje według miast
Kategorie i poradniki
Następny krok
Wyślij brief do agencji hostess w swoim mieście.
Ten sam brief wysłany do kilku agencji daje wyceny w jednej jednostce, które da się porównać pozycja po pozycji.