Dla organizatorów eventów firmowych
Hostessy na eventy i hostessy na imprezy firmowe
Obsadę gali, jubileuszu albo wigilii firmowej liczy się od szczytu przyjazdu gości, a nie od liczby miejsc na sali. Rozpisz role na wieczór i wyślij ten sam brief do kilku agencji hostess.
Jedna jednostka wyceny. Zapytanie prosi każdą agencję o cenę za osobogodzinę z listą pozycji dodatkowych.
Bez wymyślonych stawek. Kalkulator liczy tylko z Twoich pól, cenę podaje agencja.
Policz obsadę i wygeneruj zapytanie
Brief, po którym agencje wycenią wynajem w tej samej jednostce
Tyle osób ma pracować w tym samym momencie w godzinie największego ruchu. Osobę na przerwy dokładamy osobno, bo stanowiska nie zostawia się puste.
Osobodni do wyceny
Liczymy wyłącznie z pól, które wypełniasz. Nie podajemy stawek, bo ich nie zmierzyliśmy. Cenę podaje agencja w odpowiedzi na to zapytanie.
Zapytanie powstaje w Twojej przeglądarce i nigdzie go nie wysyłamy. Kopiujesz gotowy tekst i wklejasz go do maila do wybranych agencji hostess.
Krótka odpowiedź
Hostessy na eventy zamawia się w agencji hostess na podstawie briefu z liczbą gości, godziną otwarcia drzwi, planem obiektu i listą ról na wieczór. Najwięcej osób potrzeba w pierwszej godzinie, przy liście gości i w szatni. Potem część obsady przechodzi do sali i na scenę. Wyceny porównuje się w osobogodzinach, z osobno wypisanym strojem, koordynatorem i transportem po zakończeniu.
Pierwsza godzina decyduje
Hostessy na imprezę firmową liczy się od drzwi
Na imprezie firmowej goście nie przychodzą równo. Większość pojawia się w ciągu kilkudziesięciu minut od godziny z zaproszenia, bo przyjeżdżają prosto z biura albo autokarem z hotelu. Wtedy jednocześnie trzeba sprawdzić nazwiska, przyjąć płaszcze i wskazać drogę do sali.
Jeśli obsada jest policzona na całą salę, a nie na tę jedną godzinę, przy wejściu tworzy się kolejka, a prezes zaczyna przemówienie do połowy pustych stolików. Dlatego w briefie najważniejsza jest godzina otwarcia drzwi i czas, w jakim goście mają wejść.
Sześć ról
Co robią hostessy na evencie firmowym
Wypisz w briefie te role, których potrzebujesz, i liczbę osób w każdej. Agencja, która dostaje samo słowo obsługa, wyceni Ci dwie osoby przy wejściu i nic więcej.
Lista gości przy wejściu
Sprawdzenie nazwiska, wydanie identyfikatora albo karty stolika, informacja o programie wieczoru. Najbardziej obciążona rola w pierwszej godzinie.
Szatnia
Przyjęcie i wydanie okryć z numerkami. Zimą przy jednym oknie przyjazdu to wąskie gardło, które widać od drzwi.
Powitanie i drogowskaz
Osoba przy wejściu do sali albo na schodach, która kieruje gości, gdy obiekt ma kilka poziomów, dziedziniec albo osobne wejście dla VIP.
Prowadzenie do stolików
Przy rozsadzeniu imiennym ktoś musi znać plan sali. Bez tego goście krążą między stołami, a otwarcie przesuwa się o kwadrans.
Asysta na scenie
Podawanie statuetek i dyplomów prowadzącemu, wyprowadzanie laureatów do zdjęcia, pilnowanie kolejności nagród według scenariusza.
Rozdanie upominków na wyjściu
Torby z upominkami, kalendarze, paczki świąteczne. Godzina pracy na koniec wieczoru, często pomijana w briefie i potem dopisywana w ostatniej chwili.
Plan wieczoru
Jak obsada przechodzi między rolami w trakcie gali
Ta sama osoba nie musi stać przy wejściu cały wieczór. Dobry grafik przesuwa obsadę za gośćmi, dzięki czemu płacisz za mniej osobogodzin. Godziny na schemacie są przykładowe, wpisz własne do briefu.
Kalkulator
Ile hostess potrzeba na wejście gości
Wpisz liczbę gości, czas, w jakim mają wejść, i to, ilu gości na minutę obsłuży jedno stanowisko listy i jedna osoba w szatni. Te dwie przepustowości to Twoje założenie. Najlepiej wziąć je z poprzedniego eventu albo zapytać agencję, jak liczy u siebie.
Kalkulator nie podstawia żadnych stawek ani średnich. Liczy tylko osoby potrzebne w szczycie przy wejściu i dodaje role w sali, które wpiszesz sam.
Stanowiska listy
Osoby w szatni
Razem w szczycie
Po wejściu gości w sali i przy scenie pracuje . Jeśli to mniej niż obsada w szczycie, resztę możesz zamówić na krótszy blok godzin albo przesunąć do wydawania okryć i upominków na koniec wieczoru.
Gdy dostaniesz oferty w różnych jednostkach, sprowadzisz je do jednej w przeliczniku ofert na stronie o wynajmie hostess.
Hostessy na gale, jubileusze i wigilie firmowe w jednym zestawieniu
Każdy rodzaj imprezy ma inne wąskie gardło. Zestawienie pokazuje, które role zwykle są potrzebne, jaki strój wpisać w briefie i o czym organizatorzy najczęściej zapominają.
| Event | Role obsady | Strój | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Gala z wręczaniem nagród | lista gości, szatnia, prowadzenie do stolików, asysta na scenie | wieczorowy, ustalony kolor | scenariusz nagród z kolejnością i nazwiskami musi dotrzeć do obsady dzień wcześniej |
| Jubileusz firmy | lista gości, szatnia, powitanie VIP, upominki | wieczorowy albo w barwach firmy | goście zewnętrzni i emeryci firmy nie znają obiektu, więc potrzebny drogowskaz |
| Wigilia i impreza świąteczna | lista gości, szatnia, upominki na wyjściu | elegancki, czasem z akcentem świątecznym | najkrótsze okno przyjazdu w roku, wszyscy przychodzą po pracy o tej samej godzinie |
| Premiera produktu albo otwarcie | rejestracja, powitanie, prezentacja produktu, zbieranie kontaktów | w barwach marki | zgody RODO przy zbieraniu kontaktów od gości z zewnątrz |
| Piknik firmowy i dzień rodzinny | rejestracja, punkt informacji, strefa dla dzieci, upominki | sportowy albo koszulki z logo | praca w plenerze i kilka stref, więc obsada liczona na strefy, nie na wejście |
| Kolacja po konferencji | powitanie, szatnia, prowadzenie do stolików | biznesowy albo wieczorowy | goście przechodzą z sali konferencyjnej naraz, często w kilka minut |
Gala z nagrodami
Hostessa na scenie potrzebuje scenariusza dzień wcześniej
Wręczanie nagród wygląda prosto tylko z sali. Za kulisami ktoś musi mieć statuetki ułożone w kolejności kategorii, wiedzieć, która nagroda idzie do którego nazwiska, i wyprowadzić laureata na właściwą stronę sceny do zdjęcia.
Dlatego scenariusz z kolejnością nagród, nazwiskami i miejscami laureatów na sali wysyła się koordynatorce obsady dzień przed galą, a próbę wejść robi się przed otwarciem drzwi. Wpisz próbę do briefu jako osobny blok godzin, bo agencje często jej nie wliczają.
Jeśli na gali są goście z zagranicy, dopisz w briefie, ile osób przy wejściu ma mówić po angielsku. Jak sprawdzić poziom języka przed zleceniem, opisujemy we wpisie o hostessie z językiem angielskim.
Jak zamówić
Jak zamówić hostessy na event w czterech krokach
-
1
Godzina drzwi i liczba gości
Z listy zaproszonych i potwierdzeń. Do tego czas, w jakim goście mają wejść, zanim zacznie się część oficjalna.
-
2
Role i grafik
Lista gości, szatnia, sala, scena, upominki. Przy każdej roli liczba osób i godziny pracy, z próbą przed otwarciem.
-
3
Brief do kilku agencji
Ten sam tekst do dwóch albo trzech agencji hostess z miasta eventu, z prośbą o cenę za osobogodzinę. Kreator jest na górze strony.
-
4
Odprawa w dniu eventu
Plan sali z numerami stolików, lista VIP, scenariusz nagród i jeden kontakt po Twojej stronie, który podejmuje decyzje w trakcie wieczoru.
Pozycje wyceny, które pojawiają się dopiero przy evencie wieczornym
Przy targach i konferencjach obsada pracuje w dzień i wraca komunikacją miejską. Event firmowy kończy się często po północy, w obiekcie za miastem, a strój jest wieczorowy. Dlatego dwie oferty z tą samą stawką godzinową potrafią się różnić o kilka pozycji, które jedna agencja wlicza, a druga dopisuje osobno.
Transport obsady po zakończeniu
Jeśli event kończy się późno albo odbywa się poza miastem, ktoś musi odwieźć obsadę. Zapytaj, czy agencja wlicza taksówki albo bus, czy doliczy je po evencie według rachunków. Ta pozycja bywa największą różnicą między ofertami na imprezę w hotelu pod miastem.
Strój wieczorowy
Czarna sukienka i garnitur to standard, ale gala w konkretnym kolorze albo stroje szyte pod markę to osobny koszt. Napisz w briefie dress code i zapytaj, czy strój jest w cenie i w jakich rozmiarach agencja ma go w magazynie.
Koordynator obsady
Przy kilku osobach wystarcza ustalenie, kto z obsady odpowiada za kontakt z Tobą. Przy większym evencie agencja proponuje koordynatora, który nie stoi na żadnej pozycji, tylko pilnuje grafiku i przerw. To osobna pozycja, warto wiedzieć, czy jest w ofercie.
Lista gości i dane osobowe
Lista gości z nazwiskami, firmami i numerami stolików to dane osobowe. Jeśli przekazujesz ją agencji, to Ty jesteś administratorem, a agencja przetwarza dane w Twoim imieniu na podstawie umowy powierzenia z art. 28 RODO. Ustal, w jakiej formie lista trafia do obsady i co się z nią dzieje po evencie. To nie jest porada prawna.
Co wpisać do briefu
- rodzaj eventu, data, adres obiektu i godzina otwarcia drzwi
- liczba gości i czas, w jakim mają wejść
- role z liczbą osób i godzinami, z próbą przed otwarciem
- dress code i to, kto zapewnia strój
- godzina zakończenia i transport obsady po evencie
- język obcy, jeśli są goście z zagranicy
Agencja eventowa z hostessami czy agencja hostess bezpośrednio
Agencja eventowa, która robi Ci scenografię, technikę i program, często ma hostessy w ofercie, ale zamawia je u podwykonawcy i dolicza marżę za koordynację. To ma sens, gdy chcesz jednego wykonawcę odpowiedzialnego za cały wieczór i jedną fakturę.
Jeśli event organizujesz sam, z działem HR albo marketingu, i agencję eventową masz tylko od techniki, obsadę zamówisz bezpośrednio w agencji hostess. Wtedy warto wysłać brief do dwóch albo trzech agencji i porównać wyceny w osobogodzinach z tą, którą dostałeś od agencji eventowej.
Agencje hostess z profilem w katalogu są widoczne na stronach swoich miast, na przykład hostessy Warszawa, hostessy Kraków, hostessy Wrocław, hostessy Poznań i hostessy Gdańsk. Pełną listę miast znajdziesz w katalogu agencji.
Prowadzisz agencję hostess
Bądź widoczna dla firm, które planują gale i wigilie
Profil agencji w katalogu pokazuje Twoją ofertę firmom, które szukają obsady eventu w Twoim mieście, a zgłoszenia kandydatów trafiają do Ciebie w jednym formacie danych, razem ze zgodą na przetwarzanie.
Pytania
Najczęstsze pytania o hostessy na eventy
Ile kosztują hostessy na event?
Agencje wyceniają hostessy na event za osobogodzinę albo za blok kilku godzin, a przy evencie wieczornym osobno dopisują zwykle strój wieczorowy, koordynatora i transport obsady po zakończeniu. Średnich stawek nie podajemy, bo ich nie zmierzyliśmy. Poproś kilka agencji o cenę za osobogodzinę z listą pozycji dodatkowych i porównaj sumy za cały wieczór.
Ile hostess potrzeba na imprezę firmową?
Liczbę hostess wyznacza szczyt przyjazdów, a nie liczba gości na sali. Przy krótkim oknie przyjazdu potrzeba kilku stanowisk listy gości i osobnych osób w szatni, a po wejściu gości część obsady przechodzi do prowadzenia do stolików i asysty przy scenie. Policz to w kalkulatorze na tej stronie z własnych założeń.
Co robi hostessa na gali?
Hostessa na gali wita gości i sprawdza ich na liście, wydaje identyfikatory albo karty stolików, prowadzi do miejsc, obsługuje szatnię, a podczas części oficjalnej podaje statuetki i dyplomy na scenie oraz prowadzi laureatów do zdjęć. Zakres trzeba wypisać w briefie, bo każda agencja rozumie słowo obsługa trochę inaczej.
Czy hostessy na event mają własne stroje?
Część agencji ma własne stroje wieczorowe w kilku kolorach i rozmiarach, część prosi obsadę o czarną sukienkę albo garnitur według wytycznych, a część oczekuje stroju od zamawiającego. Wpisz w briefie dress code wieczoru i zapytaj, czy strój jest w cenie, bo to częsta pozycja dodatkowa w wycenie.
Z jakim wyprzedzeniem zamówić hostessy na wigilię firmową?
Na wigilie i gale w listopadzie i grudniu warto wysłać zapytanie kilka tygodni wcześniej, bo w tym okresie agencje obsługują kilka wydarzeń jednego wieczoru, a najbardziej doświadczone osoby są rezerwowane najpierw. Na event w innym terminie wystarcza zwykle krótszy czas, o ile brief jest kompletny.
Czy agencja eventowa zapewnia hostessy?
Wiele agencji eventowych ma hostessy w ofercie, ale często zamawia je u podwykonawcy, czyli agencji hostess, i dolicza swoją marżę. Jeśli event organizujesz sam albo masz agencję tylko od scenografii i techniki, obsadę możesz zamówić bezpośrednio w agencji hostess i porównać obie wyceny.
Dalej w katalogu
Agencje według miast
Kategorie i poradniki
Następny krok
Wyślij brief do agencji hostess w mieście eventu.
Ten sam brief wysłany do kilku agencji daje wyceny za osobogodzinę, które porównasz razem ze strojem, koordynatorem i transportem.