Hostessy na kongres, czyli ile osób zamówić, jak rozpisać strefy i porównać wyceny agencji

Hostessy na kongres zamawia się w agencji hostess na podstawie planu stref, a nie liczby uczestników. Najpierw liczysz punkty obsady czynne jednocześnie w każdej strefie: rejestracja w godzinie szczytu, wejścia do sal, szatnia, informacja, strefa VIP. Do tego dodajesz osoby na przerwy i koordynatorów, mnożysz przez dni kongresu i dzień szkolenia. Wynik w osobodniach wysyłasz do kilku agencji w jednym briefie, żeby wyceny dało się porównać.

Jeśli chcesz od razu policzyć stanowiska rejestracji, kalkulator od szczytu przyjść jest na stronie hostessy na konferencje. Składa gotowe zapytanie z Twoich liczb, a niżej opisujemy, co do niego dopisać, gdy wydarzenie jest kongresem na kilka dni i kilka ścieżek.

Czym kongres różni się od konferencji przy zamawianiu hostess

Konferencja to zwykle jeden dzień, jedna albo dwie sale i obsada, którą da się rozpisać na kartce. Kongres trwa kilka dni, ma równoległe ścieżki, strefę wystawców, sesje plenarne z gośćmi specjalnymi i często część wieczorną. Obsada pracuje w kilku strefach naraz i każda ma inną godzinę szczytu, więc jeden wskaźnik w rodzaju „hostessa na sto osób" przestaje działać.

• szczyt rejestracji jest tylko pierwszego dnia rano, kolejne dni mają mniejszy ruch przy wejściu, ale te same potrzeby w salach
• równoległe sesje oznaczają obsadę przy każdym wejściu w tym samym czasie, a nie jedną osobę krążącą między salami
• przy sesjach z tłumaczeniem symultanicznym ktoś wydaje i odbiera odbiorniki, co jest osobnym zadaniem z własną kolejką
• goście specjalni i prelegenci potrzebują opieki, która zajmuje osobę na cały blok programu
• na kilka dni potrzebne są rotacje, bo ta sama osoba nie pracuje dobrze dziesięć godzin dzień po dniu bez przerw

Ile hostess potrzeba na kongres

Tyle, ile punktów obsady działa jednocześnie w najbardziej obłożonej godzinie każdego dnia, plus osoby na przerwy i koordynatorzy. Liczba uczestników wpływa na wynik tylko pośrednio, przez to, ile stanowisk rejestracji potrzebujesz, żeby kolejka nie wydłużyła się ponad akceptowalny czas. Rozpisz to na strefy, zanim wyślesz zapytanie.

• rejestracja: liczba stanowisk wynikająca z tego, ilu gości przychodzi w najgęstszym oknie i ile trwa obsługa jednej osoby
• wejścia do sal: liczba sal pracujących równolegle razy liczba wejść do każdej
• informacja: po jednym punkcie w każdym miejscu, w którym gość musi wybrać kierunek
• szatnia: według liczby stanowisk wydawania, z wyraźnym szczytem rano i przy wyjściu
• strefa VIP i scena główna: według liczby prelegentów i gości z opieką osobistą
• odbiorniki do tłumaczenia: osobne stanowisko przy każdej sali z tłumaczeniem

Do sumy stref dodaj osobę na przerwy przy każdej strefie, jeśli dzień przekracza sześć godzin, oraz koordynatora na grupę punktów. Przy dużych wydarzeniach agencja wyznacza też głównego koordynatora, który jest jedyną osobą kontaktową dla organizatora. Zapisz w briefie, że oczekujesz takiej osoby i że ma być na miejscu przez cały czas trwania kongresu.

Obsada na każdy dzień kongresu osobno

Najczęstszy błąd w wycenie kongresu to przemnożenie obsady pierwszego dnia przez liczbę dni. Pierwszy dzień ma szczyt rejestracji i zwykle najwięcej gości, ostatni dzień często kończy się wcześniej i ma mniej równoległych sesji. Jeśli wpiszesz jedną liczbę na wszystkie dni, zapłacisz za osoby, które w drugiej połowie kongresu stoją przy pustych stanowiskach.

Rozpisz obsadę w briefie dzień po dniu, a do tego osobno dzień szkolenia albo odprawy przed otwarciem. Szkolenie na miejscu, z przejściem po obiekcie i próbą systemu rejestracji, jest przy kongresie w praktyce obowiązkowe. Część agencji wlicza je w stawkę, część pokazuje jako osobny osobodzień. Zapytaj wprost, żeby nie porównywać oferty z tym dniem z ofertą bez niego.

Jedna agencja hostess czy kilka

Przy obsadzie na kilkanaście osób jedna agencja jest najprostsza. Przy kilkudziesięciu osobach na kilka dni warto zapytać agencję wprost, ile osób ma wolnych w tym terminie, a nie tylko, czy przyjmie zlecenie. W tygodniach, w których w mieście odbywa się kilka dużych wydarzeń, te same osoby pracują dla kilku agencji i kilku zleceń naraz.

Organizatorzy dużych kongresów dzielą więc czasem zlecenie między dwie agencje według stref, na przykład rejestracja i akredytacje po jednej stronie, sale, informacja i szatnia po drugiej. To działa, jeśli obie dostają ten sam brief i ten sam wzór wyceny, a granica stref jest zapisana wprost. Bez tego po kongresie trudno ustalić, kto odpowiadał za pusty punkt w godzinie szczytu.

W mieście, w którym kongresy liczone są w tysiącach uczestników, rozpisanie stref na dwie agencje jest codziennością. Pokazujemy to na przykładzie MCK i Spodka na stronie hostessy Katowice, razem z kreatorem zapytania, który dopisuje miasto i rodzaj wydarzenia do briefu. Kongresy z gośćmi z zagranicy w ICE Kraków opisujemy na stronie hostessy Kraków, gdzie kreator liczy stanowiska rejestracji od szczytu przyjazdów.

Jakie wymagania wpisać w zapytanie o hostessy na kongres

• nazwa i charakter kongresu, obiekt, daty i godziny każdego dnia, łącznie z częścią wieczorną
• plan stref i liczba punktów w każdej, rozpisane na dni
• godzina otwarcia rejestracji i przewidywany szczyt przyjść pierwszego dnia
• system rejestracji i to, czy obsada drukuje identyfikatory na miejscu
• język gości i poziom w skali od A1 do C2, z opisem zadań w tym języku
• czy są sesje z tłumaczeniem symultanicznym i kto wydaje odbiorniki
• dress code, kto zapewnia strój, dzień szkolenia na miejscu
• do kiedy trzeba podać dane obsady do akredytacji
• prośba o wycenę za osobodzień, z koordynatorami, szkoleniem i nadgodzinami jako osobnymi pozycjami

Język warto opisać konkretnie. Na kongresie z gośćmi z zagranicy hostessa przy rejestracji musi załatwić problem z brakującym zgłoszeniem po angielsku, a nie tylko powiedzieć, gdzie jest sala. Jeśli oczekujesz takiego poziomu, zaplanuj krótką rozmowę sprawdzającą przed wyborem obsady.

Ile kosztują hostessy na kongres

Agencje wyceniają kongres za godzinę pracy osoby, za osobodzień albo ryczałtem za całe wydarzenie, a do tego doliczają koordynację, szkolenie, język obcy i nadgodziny po zakończeniu części wieczornej. Średnich stawek nie podajemy, bo ich nie zmierzyliśmy, a kwoty z sieci mieszają miasta, języki i zakresy. Liczy się to, żeby oferty dało się zestawić.

• poproś każdą agencję o tę samą jednostkę, najlepiej osobodzień, i o te same osobne pozycje
• sprawdź, czy ryczałt obejmuje wszystkie dni i wszystkie strefy z Twojego planu, czy tylko część
• zapytaj o osoby rezerwowe: ile agencja trzyma w gotowości i w jakim czasie podstawia zastępstwo
• ustal stawkę za godzinę po planowanym zakończeniu, bo gala zwykle kończy się później, niż zapisano w programie
• przelicz każdą ofertę na koszt jednej osobogodziny, zanim porównasz kwoty końcowe

Przelicznik ofert w różnych jednostkach na koszt osobogodziny jest na stronie wynajem hostess, a pozycje, które najczęściej zmieniają kwotę na fakturze, opisujemy we wpisie ile kosztuje hostessa.

Kiedy zamówić hostessy na kongres

Zapytanie wysyła się, gdy znasz obiekt, liczbę dni, układ sal i przybliżoną liczbę uczestników. Przy dużej obsadzie im wcześniej, tym większy wybór osób z wymaganym językiem i doświadczeniem przy rejestracji. Ostateczną liczbę osób można doprecyzować później, ale termin i zakres agencja powinna znać od razu, bo na ich podstawie rezerwuje ludzi.

Obsada jest jedną z ostatnich decyzji w planie kongresu. Wcześniej wybiera się obiekt, a układ sal, liczba wejść i miejsce na rejestrację wyznaczają potem liczbę punktów obsady. Jeśli dopiero porównujesz miejsca, zestawienie sal i pojemności pomaga wybrać centrum konferencyjne, a plan stref zrobisz dopiero na rzucie konkretnego obiektu.

Dane uczestników i umowa z agencją

Obsada kongresu pracuje na danych uczestników: sprawdza listy, drukuje identyfikatory, rejestruje osoby na miejscu. Organizator, który decyduje o celu zbierania tych danych, jest administratorem, a agencja przetwarza je w jego imieniu i podpisuje umowę powierzenia z art. 28 RODO. Przy dwóch agencjach umowę podpisuje każda z nich. To nie jest porada prawna.

W umowie z agencją zapisz zakres obowiązków w każdej strefie, zasady zastępstwa, stawkę za nadgodziny i warunki odwołania po obu stronach. Te cztery punkty najczęściej wracają w rozmowie po wydarzeniu, gdy okazuje się, że ktoś rozumiał zakres inaczej.