Umowa z agencją hostess na targi i event i co w niej zapisać

Umowa z agencją hostess powinna jasno opisywać cztery rzeczy: co dokładnie robi obsada i w jakich godzinach, ile to kosztuje razem z dojazdem i nadgodzinami, co się dzieje, gdy ktoś nie przyjedzie albo wydarzenie się przesunie, oraz kto odpowiada za dane gości. Reszta to szczegóły, ale to w nich zwykle kryją się spory po wydarzeniu.

Poniżej punkty, które warto sprawdzić przed podpisem. Jeśli wybierasz między kilkoma agencjami, zobacz najpierw jak sprawdzić agencję hostess przed zamówieniem. Jeśli dopiero zbierasz oferty, zacznij od porównania wycen w jednej jednostce, bo dobra umowa nie naprawi oferty, której nie da się porównać z inną.

Zakres obowiązków obsady

Zapis „obsługa stoiska” nic nie mówi. Napisz, co ma robić każda osoba: wita gości, skanuje zaproszenia, rozdaje materiały, prowadzi rozmowy o produkcie, obsługuje poczęstunek. Od tego zależy, kogo agencja przyśle, bo hostessa do kontroli wejść i osoba do rozmów o produkcie to dwie różne obsady z różnymi stawkami.

Dopisz też, czego obsada nie robi. Jeśli nie ma nosić ciężkich kartonów, sprzedawać za gotówkę ani zostawać po zamknięciu hali, zapisz to wprost. Granica jest wtedy znana obu stronom, zanim ktoś zacznie ją przesuwać na miejscu.

Godziny pracy i odprawa

Najczęstsza różnica między ofertą a rachunkiem to godziny. Ustal, czy czas pracy liczy się od wejścia na halę, od odprawy, czy od wyjazdu agencji. Dopisz godzinę odprawy i szkolenia z produktu, jeśli jest, oraz to, czy jest płatne.

• godzina rozpoczęcia i zakończenia w każdy dzień osobno, razem z odprawą
• przerwy i ich długość, najlepiej z obsadą zmienną, żeby stanowisko nie zostało puste
• czy dłuższy dzień niż zapisany jest nadgodzinami i po jakiej stawce
• kto zapewnia posiłki i wodę przy dniu dłuższym niż sześć godzin

Cena, dojazd i nocleg

Zapisz stawkę w jednej jednostce, godzinie osoby albo osobodniu, i osobno koszty dodatkowe. Dojazd, nocleg, kilometrówka i czas drogi powinny być osobnymi liniami z kwotą albo zasadą liczenia. Oferta „od 1 godziny pracy” bez tych pozycji kończy się dopłatami, których nie widać w porównaniu.

Przy obsadzie z innego miasta zapytaj, kto płaci za powrót po wieczornej gali i czy jest nocleg. Jak policzyć dojazd w porównaniu ofert, pokazujemy na stronach miast, na przykład hostessy Radom albo hostessy Bielsko-Biała.

Zastępstwo, spóźnienie i rezerwa

Ktoś zachoruje, utknie w korku albo nie dojedzie. Umowa powinna mówić, w jakim czasie agencja wskazuje zastępstwo i co dostajesz, jeśli go nie ma. Dopisz, czy zastępstwo ma te same kwalifikacje, na przykład język, bo to osoba z angielskim jest najtrudniejsza do wymiany w ostatniej chwili.

Przy dużych wydarzeniach poproś o osobę rezerwową w pobliżu. Zapisz, czy rezerwa jest płatna, kiedy zaczyna liczyć się stawka i kto decyduje o jej wezwaniu.

Odwołanie, przesunięcie i zmiana liczby osób

Wydarzenia się przesuwają, a liczba stanowisk zmienia się tydzień przed. Ustal terminy, do kiedy możesz zmniejszyć obsadę bez kosztu, jaki procent należności płacisz przy odwołaniu na kilka dni przed i co dzieje się, gdy to agencja odwołuje zlecenie. Obie strony powinny mieć te same zasady, nie tylko Ty.

Forma zatrudnienia obsady i odpowiedzialność

To agencja decyduje, na jakiej podstawie pracuje obsada, i odpowiada za to wobec niej. Ty kupujesz usługę. Zapisz, że agencja odpowiada za rozliczenia z osobami, które wysyła, oraz że wystawia fakturę za całość zlecenia. Jeśli masz wątpliwości, jak to ocenić w Twojej sytuacji, zapytaj prawnika, bo to nie jest porada prawna.

Dane gości i wizerunek

Gdy obsada sprawdza listy, skanuje zaproszenia albo zbiera wizytówki, pracuje na danych osobowych. Jeśli to Ty decydujesz, po co dane są zbierane, jesteś administratorem, a agencja przetwarza je w Twoim imieniu na podstawie umowy powierzenia z art. 28 RODO. Zapisz, jakie dane obsada widzi, gdzie je zapisuje i kiedy usuwa.

Osobno uregulowany powinien być wizerunek. Jeśli zdjęcia obsady trafią do materiałów po wydarzeniu, potrzebna jest zgoda osób i zakres jej użycia. Najprościej dopisać w umowie, czy i gdzie wolno używać zdjęć ze stoiska.

Płatność, zaliczka i termin faktury

Agencje proszą czasem o zaliczkę na potwierdzenie terminu, zwłaszcza w sezonie targów i gal jesienią. Zapisz jej wysokość, termin i to, co się z nią dzieje przy odwołaniu. Ustal też, kiedy dostajesz fakturę i ile masz dni na zapłatę, a także czy rozliczenie jest po wydarzeniu na podstawie faktycznie przepracowanych godzin, czy ryczałtem.

Jeśli rozliczenie jest według godzin, poproś o prosty protokół po każdym dniu: kto pracował, od której do której. Podpisujesz go na miejscu, a koordynator agencji ma ten sam dokument. Przy sporze o nadgodziny to jedyny dowód, który obie strony uznają bez dyskusji.

Koordynator i kontakt na wydarzeniu

Przy kilku osobach na stoisku wystarczy numer telefonu do osoby w agencji, która odbiera w dniu wydarzenia. Przy kilkunastu potrzebny jest koordynator na miejscu, który wita obsadę, rozdziela stanowiska i reaguje, gdy ktoś zgłasza problem. Zapisz, kto nim jest, czy jest wliczony w stawkę i od której godziny jest dostępny, bo bywa, że płatny koordynator pojawia się dopiero po otwarciu.

Dopisz też, kto zapewnia stroje i identyfikatory oraz kto odpowiada za ich wygląd. Jeśli obsada ma nosić ubrania w kolorach marki, ustal, kto je przygotowuje i zwraca, i jak wygląda rozmiarówka, żeby nie okazało się na odprawie, że strój pasuje tylko do jednej osoby.

Jak podpisać umowę szybko

Przy zleceniu wysyłanym na kilka dni przed wydarzeniem liczy się czas. Jeśli obie strony mają zwykły obieg dokumentów, umowę da się dopracować w jedną rundę uwag. Wiele firm podpisuje takie dokumenty elektronicznie, a tego, jak ustawić akceptację i podpis dokumentów w firmie, nie trzeba wymyślać od zera.

Krótka lista przed podpisem

• zakres obowiązków każdej roli i to, czego obsada nie robi
• godziny z odprawą, przerwy, nadgodziny i posiłki
• stawka w jednej jednostce i osobne pozycje za dojazd i nocleg
• zastępstwo, rezerwa i termin wskazania nowej osoby
• zasady odwołania i zmiany liczby osób po obu stronach
• faktura za całość, odpowiedzialność agencji za rozliczenia obsady
• umowa powierzenia danych i zgoda na wizerunek

Na koniec porównaj kilka ofert w tej samej jednostce, a wydarzenie rozpisz w kreatorze obsady targów albo kreatorze eventu. Wtedy do umowy wpisujesz liczby, które już sprawdziłeś, a nie te z pierwszej oferty.