Sampling produktu z hostessami, czyli liczba hostess, próbek i koszt akcji samplingowej

Sampling produktu z hostessami zamawia się w agencji hostess na podstawie liczby punktów i dni akcji, a nie liczby próbek. Najpierw ustalasz, w ilu sklepach, galeriach albo miejscach i przez ile dni stoi stanowisko, potem liczysz obsadę na zmianę i osobodni. Liczbę próbek wyznaczasz osobno, z tempa wydawania zmierzonego w pierwszym dniu. Wynik w osobodniach wysyłasz do kilku agencji w jednym briefie, żeby dało się porównać wyceny.

Kalkulator sklepodni i gotowy brief dla marki jest na stronie hostessy do degustacji. Liczy obsadę tak samo dla degustacji i dla samplingu, a niżej opisujemy, co do zapytania dopisać, gdy obsada rozdaje próbki zamiast porcjować produkt na miejscu.

Sampling czy degustacja, co zamówić

Przy samplingu hostessa wręcza próbkę do zabrania: saszetkę kosmetyku, małe opakowanie napoju, batonik, próbkę karmy. Przy degustacji gość próbuje produktu na miejscu, więc stanowisko ma sprzęt, obsada porcjuje i sprząta, a akcja trwa wolniej. Od tego wyboru zależy liczba osób na zmianę, wymagania sanitarne i zgoda sklepu, więc zapisz go w briefie jako pierwszy punkt.

• sampling: szybki kontakt, dużo osób na godzinę, mało sprzętu, próbka w opakowaniu jednostkowym
• degustacja: dłuższa rozmowa, mniej kontaktów, sprzęt i higiena na stanowisku, często orzeczenie sanitarno epidemiologiczne obsady
• sampling z rozmową: hostessa kwalifikuje gościa jednym pytaniem i wręcza próbkę dopasowaną do odpowiedzi, co wymaga szkolenia z produktu
• sampling z kuponem: próbka razem z kodem rabatowym, który pozwala potem policzyć zakupy po akcji

Ile hostess potrzeba na akcję samplingową

Na jedno stanowisko w sklepie zwykle wystarcza jedna osoba na zmianę, a na wejściu do galerii albo na dworcu, gdzie ruch jest z dwóch stron, dwie. Całą akcję liczysz tak: liczba punktów razy osoby na zmianę razy liczba zmian dziennie razy dni. Jeśli stanowisko działa dłużej niż sześć, siedem godzin, dodaj drugą zmianę albo osobę na przerwy, inaczej punkt stoi pusty w porze największego ruchu.

Przy akcji w kilkudziesięciu sklepach naraz dolicz koordynatorów terenowych, po jednym na grupę punktów w regionie. Koordynator dowozi uzupełnienie próbek, podmienia osoby i robi zdjęcia stanowisk do raportu. Agencje pokazują go jako osobną pozycję albo wliczają w stawkę, więc zapytaj o to wprost, zanim porównasz kwoty.

• punkty: sklepy, galerie, stacje, biurowce, eventy, każdy z adresem i godzinami
• osoby na zmianę na każdym punkcie, zależnie od liczby kierunków ruchu
• zmiany dziennie, gdy punkt działa dłużej niż jedna zmiana
• dni akcji, zwykle z uwzględnieniem piątku i soboty, kiedy sklepy mają największy ruch
• dzień szkolenia z produktu, płatny osobno albo w stawce
• koordynatorzy terenowi i koordynator główny po stronie agencji

Ile próbek przygotować na sampling

Liczbę próbek licz od tempa wydawania, a nie od budżetu. Tempo zależy od miejsca, pory dnia i produktu, dlatego nie podajemy średniej: w drogerii w sobotę będzie zupełnie inne niż w hipermarkecie we wtorek rano. Najpewniejszy sposób to pierwszy dzień akcji albo dzień pilotażowy w dwóch, trzech punktach i raport agencji z liczbą wydanych próbek na godzinę.

Z takiego pomiaru wzór jest prosty: próbki na godzinę razy godziny pracy stanowiska razy liczba punktów razy dni, plus zapas na uszkodzenia i nierówny ruch. Zapas ma sens, bo brak próbek w sobotę po południu oznacza hostessę opłaconą za stanie przy pustym stoliku. Zapisz w briefie, kto dowozi uzupełnienie i do której godziny punkt może zgłosić brak.

Ustal też zasady wydawania: jedna próbka na osobę, próbka tylko po krótkiej rozmowie, próbka tylko dla osoby z grupy docelowej. Im ostrzejsza reguła, tym wolniej schodzą próbki i tym wyższy koszt jednego kontaktu, ale też tym więcej takich kontaktów kończy się zakupem. To decyzja marki, nie agencji, więc agencja powinna dostać ją na piśmie.

Gdzie robić sampling i czyja zgoda jest potrzebna

Miejsce akcji wyznacza, kogo trzeba zapytać o zgodę i jak wcześnie. To jest najczęstsza przyczyna przesunięcia terminu: obsada jest gotowa, próbki są w magazynie, a sieć handlowa albo zarządca galerii jeszcze nie odpowiedzieli.

• sklepy sieciowe: zgoda centrali albo działu marketingu sieci, często w ramach umowy handlowej dystrybutora, z wyznaczonym miejscem stanowiska
• galerie handlowe: zgoda zarządcy obiektu, zwykle odpłatna za powierzchnię, z regulaminem akcji promocyjnych
• dworce, stacje, lotniska: zarządca obiektu i własne zasady dotyczące ulotek i stoisk
• ulica i plac: zgoda właściciela terenu, a na terenie publicznym zgoda miasta
• biurowce i kampusy: administrator budynku albo pracodawca, przy samplingu dla pracowników
• eventy i targi: organizator wydarzenia, często z własną listą dopuszczonych dostawców

Osobne ograniczenia prawne dotyczą reklamy i promocji napojów alkoholowych i wyrobów tytoniowych. Jeśli produkt należy do tych grup, sprawdź zasady z prawnikiem, zanim zamówisz obsadę. To nie jest porada prawna.

Ile kosztuje akcja samplingowa z hostessami

Agencje hostess wyceniają sampling za godzinę pracy osoby, za osobodzień albo ryczałtem za całą akcję, a do tego doliczają koordynację, szkolenie, dojazdy do punktów poza miastem, stroje i raportowanie. Średnich stawek nie podajemy, bo ich nie zmierzyliśmy. Do kosztu obsady dochodzą koszty po stronie marki: próbki, opłaty za miejsce w galerii i materiały stanowiska.

Dla marki najważniejsza liczba to koszt jednego kontaktu: łączny koszt akcji podzielony przez liczbę wydanych próbek albo przeprowadzonych rozmów. Dopiero ta liczba pokazuje, czy droższa agencja z lepiej przeszkoloną obsadą nie wychodzi taniej niż tańsza, której ludzie wydają próbki bez rozmowy.

• poproś każdą agencję o wycenę w tej samej jednostce, najlepiej osobodzień, z koordynacją i szkoleniem jako osobnymi pozycjami
• sprawdź, czy dojazd do punktów poza miastem agencji jest w stawce
• zapytaj o stawkę za zmianę, która się nie odbyła, bo sklep w ostatniej chwili nie wpuścił stanowiska
• ustal, czy raport z liczbą wydanych próbek i zdjęciami stanowisk jest w cenie
• przelicz oferty na koszt osobogodziny, zanim porównasz kwoty końcowe

Przelicznik ofert w różnych jednostkach na koszt osobogodziny jest na stronie wynajem hostess, a pozycje, które najczęściej zmieniają kwotę na fakturze, opisujemy we wpisie ile kosztuje hostessa.

Jak zmierzyć efekt samplingu

Akcja bez pomiaru kończy się raportem ze zdjęciami i liczbą rozdanych próbek, czyli informacją o kosztach, a nie o sprzedaży. Pomiar trzeba zaplanować przed akcją, bo część z niego wymaga materiałów, które obsada wręcza razem z próbką.

• kod rabatowy albo kupon na pełne opakowanie, osobny dla każdego regionu lub sieci
• sprzedaż produktu w punktach z akcją porównana z podobnymi punktami bez niej, w tym samym okresie
• raport dzienny agencji: próbki wydane na punkt i godzinę, pytania klientów, braki towaru na półce
• kontakty zebrane za zgodą, na przykład zapis do programu lojalnościowego

Raport z pierwszego dnia ma jeszcze jedną wartość: pokazuje, które punkty działają. Jeśli w części sklepów próbki schodzą kilka razy wolniej, możesz przenieść obsadę na lepsze lokalizacje w kolejnym tygodniu. Zapisz w umowie z agencją, że taka zmiana jest możliwa i z jakim wyprzedzeniem.

Co wpisać w zapytanie do agencji hostess

• produkt, grupa docelowa i to, czy akcja to sampling, degustacja czy sampling z rozmową
• lista punktów z adresami, godzinami i dniami, a przy dużej akcji przynajmniej miasta i liczba sklepów
• liczba osób na zmianę na punkcie i liczba zmian dziennie
• zasady wydawania próbek i to, co hostessa ma powiedzieć w jednym, dwóch zdaniach
• kto dostarcza próbki na punkty i kto uzupełnia braki w trakcie dnia
• strój i materiały stanowiska: od marki czy od agencji
• wymagania sanitarne, jeśli obsada ma kontakt z żywnością poza zamkniętym opakowaniem
• zakres raportu i termin jego przekazania
• prośba o wycenę za osobodzień, z koordynacją, szkoleniem i dojazdami jako osobnymi pozycjami

Sampling w sklepie często idzie w parze z próbkami wysłanymi do twórców internetowych, którzy pokazują produkt w użyciu. Jeśli planujesz obie części naraz, nagrania od twórców UGC zamawia się osobno, a materiał z nich przydaje się potem jako zdjęcie na stanowisku samplingowym i w kodzie QR przy próbce.

Dane klientów i umowa z agencją

Jeśli hostessy zbierają kontakty, zapisy do programu albo zgody marketingowe, administratorem tych danych jest zwykle marka, bo to ona decyduje o celu ich zbierania. Agencja przetwarza je w jej imieniu na podstawie umowy powierzenia z art. 28 RODO, a formularz zgody przygotowuje marka. To nie jest porada prawna.

Agencja rozlicza akcję fakturą i sama odpowiada za formę zatrudnienia obsady, więc przy kilkudziesięciu punktach marka ma jedną pozycję kosztową zamiast wielu umów. W umowie zapisz zakres obowiązków na stanowisku, zasady zastępstwa, stawkę za zmianę odwołaną przez sklep i warunki przeniesienia punktów w trakcie akcji.

Agencje hostess, które prowadzą akcje w sklepach, znajdziesz w katalogu według miasta, na przykład hostessy Warszawa albo hostessy Gdańsk dla sieci w Trójmieście. Wyślij tym samym briefem zapytanie do kilku z nich i przelicz odpowiedzi na koszt jednego kontaktu.