Obsługa stoiska targowego, ile osób na stoisko i kogo zamówić w agencji hostess

Obsługa stoiska targowego to podział pracy między dwie grupy ludzi. Twoi handlowcy i specjaliści rozmawiają o produkcie, cenie i warunkach. Obsada z agencji hostess wita gości, kwalifikuje ich kilkoma pytaniami, zbiera kontakty, pilnuje kalendarza spotkań i porządku na stoisku. Liczbę osób wyznaczają punkty pracy czynne naraz w godzinie największego ruchu, a nie metraż. Na stoisko z jednym wejściem, eksponatem i salką spotkań zwykle wystarczają trzy osoby na zmianę plus zmiennik na przerwy.

Kreator, który zamienia te punkty na osobodni i gotowe zapytanie do kilku agencji naraz, jest na stronie hostessy na targi. Niżej opisujemy, jak podzielić role, zanim wpiszesz liczby.

Kto powinien stać na stoisku targowym

Najczęstszy błąd wystawcy to jeden z dwóch skrajnych wariantów. Albo na stoisku stoją sami handlowcy, którzy przez pół dnia rozdają ulotki i odpowiadają, gdzie jest toaleta, albo stoją same hostessy, które świetnie witają, ale nie umieją odpowiedzieć na drugie pytanie o produkt. W obu przypadkach tracisz rozmowy z ludźmi, którzy przyszli kupić.

Rozsądny podział wygląda tak: hostessa albo host zatrzymuje gościa, pyta o firmę, stanowisko i powód wizyty, a potem przekazuje go właściwej osobie z Twojego zespołu. Handlowiec zaczyna rozmowę od tego, co już wie, zamiast od wizytówek. Ta jedna zmiana sprawia, że ten sam zespół sprzedaży przeprowadza więcej rozmów z kupującymi w tych samych godzinach.

• hostessa lub host przy wejściu: powitanie, kilka pytań kwalifikujących, przekazanie gościa i zapis kontaktu
• osoba przy kalendarzu spotkań: umówione rozmowy, salka, napoje, pilnowanie czasu
• promotorka lub modelka przy produkcie: pokaz na człowieku, gdy produkt to odzież, biżuteria albo sprzęt sportowy
• Twój handlowiec lub inżynier: rozmowa o parametrach, cenie, terminach i warunkach
• koordynator: zmiany, przerwy, zastępstwa i raport z kontaktów na koniec dnia

Ile osób na stoisko targowe

Policz punkty, w których ktoś musi stać w godzinie największego ruchu. Każde wejście na stoisko to jeden punkt. Eksponat, przy którym goście zatrzymują się na dłużej, to drugi. Salka spotkań albo bar z kawą to trzeci. Do tej liczby dodaj jedną osobę na zmianę, która przejmuje punkt na czas przerw, bo dzień targowy trwa zwykle osiem godzin i nikt nie wytrzyma ich bez przerwy w jednym miejscu.

Potem pomnóż osoby na zmianę przez dni pracy. Dni pracy to dni targowe plus dzień montażu, jeśli obsada ma poznać produkt przed otwarciem hali. Wynik to osobodni, czyli jednostka, w której najłatwiej porównać oferty agencji. Przykład: stoisko z dwoma wejściami i salką, trzy dni targów i dzień montażu daje cztery osoby na zmianę razy cztery dni, czyli szesnaście osobodni.

Jeśli Twoi handlowcy mają realnie rozmawiać, a nie pilnować stoiska, nie wliczaj ich do punktów obsady. Handlowiec, który stoi przy wejściu, nie jest w tym czasie przy kliencie.

Co zamówić w agencji hostess, a czego nie oddawać

Agencji hostess oddajesz wszystko, co da się opisać w briefie i przeszkolić w godzinę: powitanie, kwalifikację według Twojej listy pytań, skanowanie identyfikatorów, kalendarz spotkań, rozdawanie materiałów, obsługę kawy, porządek na stoisku i raport kontaktów. Agencja rekrutuje, szkoli i rozlicza ludzi, a Ty dostajesz jedną fakturę.

Nie oddawaj agencji rozmów o cenie, rabatach, terminach dostaw ani parametrach technicznych. Hostessa, która zgaduje odpowiedź, szkodzi bardziej niż hostessa, która mówi „zaraz przedstawię Panu naszego inżyniera". Zapisz w briefie wprost, na jakie pytania obsada odpowiada sama, a które przekazuje dalej.

Gdy na targach brakuje Ci nie hostess, tylko ludzi, którzy umówią i poprowadzą rozmowy sprzedażowe, rozważ zewnętrzny zespół handlowców B2B, który dzwoni do zebranych kontaktów w tygodniu po targach. Hostessy i handlowcy to wtedy dwa różne zamówienia z dwiema różnymi wycenami.

Hostessa, host czy modelka na stoisku

Zakres pracy hostessy i hosta jest ten sam. Na targach technicznych, obronnych i motoryzacyjnych wystawcy często wybierają mieszaną obsadę, bo część rozmów dotyczy sprzętu, a goście są w większości mężczyznami po czterdziestce. Wystarczy wpisać proporcję w brief.

Modelka ma sens wtedy, gdy produkt trzeba pokazać na człowieku: odzież, biżuterię, kosmetyki, sprzęt sportowy. Wtedy dochodzi licencja na zdjęcia ze stoiska, o której piszemy we wpisie modelki na targi. Przy samochodach, pojazdach i jazdach testowych zajrzyj na stronę hostessy na targi motoryzacyjne.

Język obsady na targach międzynarodowych

Jeśli spodziewasz się gości z zagranicy, nie wpisuj w brief „znajomość angielskiego". Wpisz poziom i to, co obsada ma umieć powiedzieć: powitanie, kilka pytań kwalifikujących, przekazanie rozmowy i zapis kontaktu. Na stoisku z trzema osobami na zmianę zwykle wystarczy jedna osoba z mocnym językiem w każdej chwili otwarcia. Jak sprawdzić poziom przed targami i jak wycenić dopłatę językową, opisujemy we wpisie hostessa z językiem angielskim na targi.

Ile kosztuje obsługa stoiska targowego

Koszt obsługi stoiska to suma osobodni razy stawka agencji plus pozycje, które jedne agencje wliczają, a inne pokazują osobno: koordynator, szkolenie z produktu, osoba rezerwowa, strój, dojazd i nocleg obsady spoza miasta targów, nadgodziny przy wieczornych spotkaniach. Średnich stawek nie podajemy, bo ich nie zmierzyliśmy.

Poproś każdą agencję o cenę w osobodniach i o osobne linie na dodatki, a potem przelicz oferty na koszt jednej osobogodziny. Przelicznik i opis składników ceny są na stronie wynajem hostess i we wpisie ile kosztuje hostessa.

Obsługa stoiska na targach w innym mieście

Wystawca rzadko jedzie na targi we własnym mieście. Wtedy masz dwie drogi: agencję z miasta targów, która nie dolicza dojazdu, albo agencję ze swojego miasta, która zna Twój produkt z poprzednich edycji. Wyślij ten sam brief do obu i porównaj całkowity koszt. Lokalne strony z kreatorem dopasowanym do obiektów prowadzimy między innymi dla hostess w Poznaniu przy MTP i hostess w Kielcach przy Targach Kielce.

Kontakty ze stoiska i RODO

Obsada, która skanuje identyfikatory albo wpisuje kontakty do formularza, pracuje na danych osobowych. Jeśli to Ty decydujesz, po co je zbierasz, jesteś administratorem, a agencja przetwarza dane w Twoim imieniu na podstawie umowy powierzenia z art. 28 RODO. Daj obsadzie gotową formułę informacyjną i zgodę marketingową do zaznaczenia, zamiast liczyć, że ktoś ją wymyśli na stoisku. To nie jest porada prawna.

Co wpisać w zapytanie do agencji hostess

• nazwa targów, miasto, hala i numer stoiska, jeśli już je znasz
• dni targowe, godziny otwarcia i to, czy obsada przychodzi na montaż
• punkty obsady czynne naraz i liczba osób na zmianę ze zmiennikiem
• zakres pracy: powitanie, kwalifikacja, skanowanie, kalendarz spotkań, kawa
• pytania, na które obsada odpowiada sama, i te, które przekazuje dalej
• język i poziom, proporcja hostess i hostów
• kto zapewnia strój i czy jest w barwach firmy
• dojazd i nocleg jako osobne pozycje, jeśli agencja jest spoza miasta targów
• prośba o wycenę w osobodniach z osobnymi liniami na koordynatora i osobę rezerwową

Te same pola są w kreatorze na stronie hostessy na targi. Wypełniasz je raz, kopiujesz gotowy tekst i wysyłasz do dwóch albo trzech agencji z katalogu. Dostajesz wyceny w tych samych pozycjach i wybierasz bez zgadywania, co zawiera każda kwota.