Dla wystawców
Hostessy na targii obsada stoiska
Hostessa na targach i cała obsada stoiska: policz obsadę na swoje godziny otwarcia hali, a potem wygeneruj brief, który wysyłasz do kilku agencji naraz i dostajesz wyceny, które da się porównać.
Przeglądaj agencje według miastaPorównywalne oferty
Brief w jednym standardzie, więc wyceny dotyczą tego samego zakresu.
Bez wymyślonych stawek
Nie podajemy średnich cen, których nie zmierzyliśmy. Liczby bierzemy z Twoich danych.
Policz obsadę i wygeneruj brief
Zapytanie, na które agencje odpowiedzą porównywalną wyceną
Tyle osób ma jednocześnie rozmawiać z gośćmi w najgorętszej godzinie. Do wyniku dokładamy jedną osobę na przerwy, bo stoiska nie zostawia się bez obsługi.
Osobodni do wyceny
Liczymy wyłącznie z pól, które wypełniasz. Nie podajemy stawek, bo ich nie zmierzyliśmy. Cenę za osobodzień podaje agencja w odpowiedzi na ten brief.
Brief powstaje w Twojej przeglądarce i nigdzie go nie wysyłamy. Kopiujesz go i wklejasz do maila do wybranych agencji.
Krótka odpowiedź
Hostessy na targi zamawia się u agencji hostess na podstawie briefu, w którym podajesz obiekt i termin, godziny otwarcia hali razem z montażem, liczbę osób na zmianę, wymagany język obcy i zakres obowiązków przy stoisku. Rozliczenie idzie za osobodzień, a nie za godzinę, dlatego dwie wyceny są porównywalne dopiero wtedy, gdy obie dotyczą tej samej długości dnia i tego samego zakresu. Obsadę planuje się od liczby równoległych rozmów w godzinie szczytu, powiększonej o jedną osobę na przerwy, bo stoiska nie zostawia się puste.
Ile hostess na stoisko targowe
Obsada nie wynika z metrażu, tylko z liczby rozmów, które stoisko ma prowadzić jednocześnie, kiedy w hali jest największy ruch. Metraż jest tylko przybliżeniem tej liczby, bo większe stoisko zwykle ma więcej stref: ladę informacyjną, strefę demonstracji produktu, miejsce na rozmowę handlową przy stoliku.
Do tej liczby dochodzi jedna osoba, której zadaniem jest zmienianie pozostałych na przerwach. Dzień ekspozycyjny trwa zwykle od siedmiu do dziewięciu godzin, a stoisko przez cały ten czas musi być obsadzone. Bez osoby na zmiany albo stoisko stoi puste przez kilkanaście minut co parę godzin, albo obsada nie ma przerwy i po drugim dniu spada jakość rozmów. To jest najczęstszy błąd w planowaniu obsady i najtańszy do naprawienia.
Poniższa tabela jest punktem wyjścia do rozmowy z agencją, a nie średnią rynkową. Ustaw swoje liczby w kalkulatorze na górze strony, bo to Twój grafik decyduje o kosztach.
| Typ stoiska | Co się na nim dzieje | Obsada na zmianę |
|---|---|---|
| Stoisko informacyjne, zabudowa szeregowa | jedna rozmowa naraz, wydawanie materiałów, kierowanie do handlowca | 1 osoba, plus zmiennik na przerwy |
| Stoisko z prezentacją produktu | powitanie i kwalifikacja przy wejściu, druga osoba przy demonstracji | 2 osoby, plus zmiennik |
| Stoisko narożne z dwoma wejściami | dwa ciągi komunikacyjne, żadnego nie można zostawić bez obsługi | 2 osoby przy wejściach, plus obsługa strefy rozmów |
| Zabudowa wyspowa z kilkoma strefami | strefa demonstracji, strefa rozmów handlowych, catering albo degustacja | po jednej osobie na strefę, plus koordynator |
| Stoisko z obsługą gości zagranicznych | rozmowy po angielsku lub niemiecku przez cały dzień | jak wyżej, ale język obcy w każdej zmianie, nie u jednej osoby |
Zanim wyślesz zapytanie
- potwierdzona powierzchnia i numer stoiska, bo od nich zależy liczba stref
- godziny otwarcia hali w każdym dniu, osobno dla dnia branżowego i otwartego
- termin montażu i demontażu, jeśli obsada ma w nich uczestniczyć
- decyzja, kto zapewnia i pierze strój firmowy
- zakres zgody na zdjęcia i wideo ze stoiska, z kanałami i czasem
Powiązane
- agencja hostess, typy zleceń i wymagania
- wynajem hostess i przelicznik ofert agencji
- agencja hostess Warszawa
- hostessy Poznań i obsada stoiska na MTP
- hostessy Wrocław na konferencje i targi
- modelki na targi i pokaz na stoisku
- obsługa stoiska targowego, kto i ile osób
- hostessa z językiem angielskim na targi
- hostessy na konferencje i rejestrację gości
- ile kosztuje hostessa i jak porównać wyceny
- hostessy do degustacji w sklepach
- hostessy na targi motoryzacyjne i motor show
- brief obsady dla marek i producentów
- katalog agencji według miasta
Wycena
Co realnie zmienia cenę za osobodzień
Nie podajemy stawek, bo nie prowadzimy naboru i nie zmierzyliśmy rynku. Podajemy to, co w wycenach agencji naprawdę się różni, żeby dało się je porównać.
Długość dnia
Dzień ekspozycyjny to jedna rzecz, dzień z montażem i wcześniejszym zbiorem to inna. Ustal godzinę stawienia się na miejscu, nie godzinę otwarcia hali.
Język obcy
Wymóg angielskiego lub niemieckiego w każdej zmianie zawęża pulę osób i podnosi stawkę. Wymóg u jednej osoby z zespołu kosztuje mniej i często wystarcza.
Zakres obowiązków
Powitanie i wydawanie materiałów to inna praca niż prezentacja produktu, skanowanie leadów do systemu albo obsługa degustacji. Wypisz zadania, nie stanowisko.
Strój i przygotowanie
Jeśli wymagasz stroju firmowego, ustal kto go dostarcza, kto pierze i czy obsada dostaje płatny czas na przymiarkę przed pierwszym dniem.
Koordynacja i zastępstwo
Przy obsadzie powyżej kilku osób zapytaj wprost, czy w cenie jest koordynator na miejscu i jak wygląda zastępstwo w razie choroby drugiego dnia.
Wizerunek
Zdjęcia i wideo ze stoiska publikowane w kanałach marki to osobna zgoda i osobny element wyceny. Bez zapisu o kanałach i czasie oferty nie są porównywalne.
Hostessy na targi w Warszawie, Kielcach i Poznaniu
Trzy ośrodki wystawiennicze narzucają inny rytm pracy, a to zmienia grafik obsady bardziej niż sam metraż stoiska.
Warszawa
Stolica łączy wydarzenia w Ptak Warsaw Expo pod Warszawą z krótszymi konferencjami i premierami w obiektach w mieście. Dojazd do Nadarzyna trzeba wliczyć w dzień pracy, bo obsada musi być na stoisku przed otwarciem bram. Znaczna część wydarzeń biznesowych obsługuje gości zagranicznych, więc angielski jest tu wymogiem, a nie atutem.
Szerzej o rynku eventowym w stolicy piszemy na stronie agencja hostess Warszawa.
Kielce
Targi Kielce to wydarzenia przemysłowe i branżowe, zwykle trzydniowe, z ruchem skoncentrowanym w pierwszym i drugim dniu. Obsada rozmawia tu z odwiedzającymi technicznymi, więc krótkie przeszkolenie produktowe przed pierwszym dniem daje większą różnicę w liczbie zebranych kontaktów niż jakakolwiek zmiana w zabudowie.
Baza noclegowa bywa wykupiona na kilka tygodni przed dużym wydarzeniem, więc obsadę spoza miasta rezerwuje się razem z noclegiem, nie po nim.
Osobny kreator dla MSPO, AGROTECH i targów przemysłowych jest na stronie hostessy na Targi Kielce.
Poznań
Międzynarodowe Targi Poznańskie leżą w centrum miasta, przy dworcu, co upraszcza dojazd i skraca dzień pracy o czas przejazdu. Kalendarz jest gęsty, a te same osoby obsługują w jednym tygodniu kilku wystawców, dlatego przy dużych wydarzeniach decyduje kolejność zgłoszeń.
Stoisko z autami na Poznań Motor Show liczy się od aut i zapisów na jazdy testowe, co opisujemy na stronie hostessy na targi motoryzacyjne.
Cały rynek obsady w tym mieście, razem z tym, co podbija wycenę w tygodniu dużych targów, rozpisaliśmy na stronie hostessy na targi w Poznaniu. Agencje działające w mieście znajdziesz w katalogu: agencje modelingowe i hostess w Poznaniu.
Co zapisać w umowie z agencją
Spory po targach dotyczą prawie zawsze tych samych trzech rzeczy: godzin, zastępstwa i zdjęć. Wszystkie trzy da się zamknąć jednym akapitem w zamówieniu, zanim ktokolwiek pojedzie do hali.
- godzina stawienia się na stoisku i godzina zejścia, osobno dla każdego dnia, z montażem i demontażem wypisanym wprost
- zasady pracy ponad ustalony czas i sposób ich rozliczenia, ustalone przed wydarzeniem, a nie w hali
- tryb zastępstwa w razie choroby, z terminem, w jakim agencja podstawia inną osobę
- kto zapewnia strój, kto ponosi koszt czyszczenia i co się dzieje ze strojem po wydarzeniu
- zakres zgody na wykorzystanie wizerunku: kanały, terytorium i czas publikacji materiałów ze stoiska
- zasady odwołania zlecenia po obu stronach oraz termin, do którego odwołanie jest bezkosztowe
- podstawa przetwarzania danych osób z obsady i danych kontaktowych zebranych na stoisku
Zgoda na wizerunek bezterminowa i bez wskazania kanałów jest w tej branży częsta i nie jest standardem, choć bywa przedstawiana jako formalność. Dotyczy to obu stron: wystawca też nie powinien jej podpisywać w ciemno, bo materiał ze stoiska zwykle wraca w kampanii rok później. Piszemy o tym szerzej we wpisie płatne zdjęcia jako czerwona flaga.
Prowadzisz agencję hostess
Odbieraj zapytania z targów w jednym standardzie
Agencje z profilem w katalogu dostają zgłoszenia kandydatów w jednym formacie danych, razem z udokumentowaną zgodą na przetwarzanie, i są widoczne w wynikach dla swojego miasta. Zamiast przepisywać dane z wiadomości prywatnych, booker filtruje gotową listę.
Pytania
Hostessy na targi, najczęstsze pytania
Ile kosztuje hostessa?
Agencje rozliczają hostessy stawką za dzień pracy, a nie za godzinę, więc porównywalna jest dopiero cena za osobodzień. Na kwotę wpływa długość dnia z montażem i demontażem, wymagany język obcy, zakres obowiązków, strój oraz to, czy w cenie jest koordynator i zastępstwo. Bez tych ustaleń wyceny z dwóch agencji nie są tym samym produktem.
Jakie są obowiązki hostessy?
Na targach hostessa wita gości przy stoisku, kwalifikuje ich krótką rozmową, przekazuje materiały, zbiera dane kontaktowe do systemu leadów i pilnuje porządku w strefie. W zależności od briefu dochodzi prezentacja produktu, tłumaczenie rozmowy z gościem zagranicznym, obsługa degustacji albo rejestracja uczestników. Zakres musi być wypisany w umowie, bo od niego zależy realna długość dnia pracy.
Co się robi na targach?
Wystawca prezentuje ofertę na własnym stoisku, rozmawia z odwiedzającymi i zbiera kontakty handlowe, które po wydarzeniu trafiają do sprzedaży. Praca dzieli się na trzy części: montaż stoiska dzień wcześniej, dni ekspozycyjne w godzinach otwarcia hali i demontaż po zamknięciu. Obsada stoiska pracuje w tych trzech oknach, a nie tylko w godzinach otwarcia dla zwiedzających.
Na czym polega praca jako hostessa?
Praca hostessy polega na kilkugodzinnym kontakcie z gośćmi w imieniu marki: powitaniu, rozmowie, przekazaniu informacji i zebraniu kontaktu. Jest to praca stojąca, w ustalonym stroju, zwykle przez kilka dni z rzędu. Liczy się punktualność, odporność na monotonię i swoboda w rozmowie z obcymi, a nie doświadczenie w modelingu.
Czy hostessa musi być ładna?
Nie i nie jest to kryterium, które da się umieścić w umowie. Wystawca może określić dress code i wymagania kompetencyjne: język obcy, znajomość produktu, doświadczenie w kwalifikowaniu leadów. Kryteria dotyczące wyglądu poza dress codem są nieostre, a przy zleceniach publicznych i korporacyjnych bywają zakwestionowane jako dyskryminacyjne.
Ile hostess potrzeba na stoisko targowe?
Punktem wyjścia jest liczba równoległych rozmów, które stoisko ma udźwignąć w godzinie szczytu, powiększona o jedną osobę na przerwy, bo stoiska nie zostawia się bez obsługi. Przy małym stoisku informacyjnym zwykle wystarczy jedna osoba na zmianę, przy stoisku z prezentacją produktu dwie, a przy dużej zabudowie z kilkoma strefami obsada rośnie razem z liczbą stref.
Kiedy zamawiać hostessy na targi?
Przy dużych wydarzeniach branżowych dobre obsady schodzą na kilka tygodni przed terminem, bo te same osoby obsługują kilku wystawców w tej samej hali i decyduje kolejność zgłoszeń. Brief warto wysłać zaraz po potwierdzeniu powierzchni stoiska, a nie po zaprojektowaniu zabudowy.
Dalej w katalogu
Agencje według miast
Kategorie i poradniki
Następny krok
Wyślij brief do agencji hostess w swoim mieście.
Ten sam brief wysłany do kilku agencji daje wyceny w jednej jednostce, które da się porównać pozycja po pozycji.