Ile kosztuje hostessa i wynajęcie hostessy, jak porównać wyceny agencji hostess

Ile kosztuje hostessa, zależy od jednostki, w której agencja podaje cenę, i od tego, co ta cena obejmuje. Agencje hostess wyceniają obsadę za godzinę z minimalnym czasem zlecenia albo za osobodzień, czyli jeden dzień pracy jednej osoby. Dwie oferty da się porównać dopiero wtedy, gdy obie dotyczą tej samej długości dnia i tego samego zakresu obowiązków oraz mówią wprost, czy koordynator, strój, dojazd i praca ponad ustalony czas są w cenie. Średnich stawek tu nie znajdziesz, bo ich nie zmierzyliśmy, a liczba bez tych warunków nie mówi, ile naprawdę zapłacisz.

Jeśli chcesz od razu policzyć obsadę i dostać porównywalne oferty, użyj kalkulatora dla swojego typu wydarzenia: hostessy na targi liczą osobodni od ruchu przy stoisku, hostessy na konferencje od szczytu rejestracji uczestników, hostessy do degustacji od liczby sklepów i dni akcji, a hostessy na promocje od kosztu jednego kontaktu w galerii albo sklepie. Każdy z nich składa brief, który wysyłasz do kilku agencji naraz.

Ile kosztuje godzina pracy hostessy, a ile osobodzień

Stawka godzinowa wygląda na przejrzystą, ale rzadko jest tym, co zapłacisz. Agencje, które wyceniają za godzinę, zwykle stosują minimalny czas zlecenia, bo nikt nie dojedzie do hali targowej na dwie godziny. Do tego dochodzi pytanie, od której godziny liczy się czas: od otwarcia hali, od odprawy przed otwarciem, czy od stawienia się na miejscu przed montażem stoiska.

Osobodzień porządkuje to z góry, bo obejmuje cały dzień pracy jednej osoby o ustalonej długości. Kłopot w tym, że długość tego dnia bywa w każdej ofercie inna. Jedna agencja liczy osiem godzin, druga dziesięć, trzecia nie podaje żadnej liczby. Dlatego pierwszy krok przy porównaniu jest zawsze ten sam: sprowadź wszystkie oferty do jednej jednostki.

• oferta godzinowa: stawka razy realna liczba godzin dnia, łącznie z odprawą, ale nie mniej niż minimalny czas zlecenia
• oferta za osobodzień: sprawdź, ile godzin obejmuje dzień i jak liczona jest każda godzina ponad ten czas
• oferta pakietowa za całe wydarzenie: podziel ją przez liczbę osobodni, które faktycznie obejmuje, i wypisz, czego w pakiecie brakuje
• każdą z nich pomnóż przez liczbę osób na zmianę i liczbę dni, łącznie z montażem, jeśli obsada w nim uczestniczy

Po takim przeliczeniu często okazuje się, że oferta z najniższą stawką godzinową jest najdroższa, bo liczy czas od stawienia się na miejscu i ma wysoki minimalny czas zlecenia. Oferta z wyższą stawką dzienną potrafi za to obejmować dłuższy dzień i koordynatora, za którego w pierwszej zapłacisz osobno.

Przykład, trzy oferty na ten sam dzień

Załóżmy, że na targach potrzebujesz trzech osób przez trzy dni, a dzień pracy z odprawą trwa dziesięć godzin. Pierwsza agencja podaje stawkę godzinową i liczy czas od stawienia się na miejscu, więc mnożysz ją przez dziesięć godzin, trzy osoby i trzy dni. Druga podaje osobodzień obejmujący osiem godzin, więc do każdego z dziewięciu osobodni doliczasz dwie godziny pracy ponad ustalony czas według jej własnych zasad. Trzecia podaje jedną kwotę za całe wydarzenie z koordynatorem, więc dzielisz ją przez dziewięć osobodni i sprawdzasz, czy koordynator jest dziesiątą osobą, czy jedną z trzech. Dopiero te trzy liczby da się ze sobą porównać. Kwoty z pierwszej strony ofert nie mówią o kosztach nic.

Ile kosztuje wynajęcie hostessy na event, z czego składa się wycena

Wycena agencji hostess to nie to samo co wynagrodzenie hostessy. Obejmuje pracę obsady, a oprócz niej rekrutację, przeszkolenie, koordynację, zastępstwa i odpowiedzialność agencji za to, że w dniu wydarzenia na miejscu stanie tyle osób, ile zamówiłeś. Te elementy są w każdej ofercie, tylko w każdej schowane gdzie indziej.

• czas pracy obsady w ustalonej długości dnia, z odprawą przed otwarciem
• praca ponad ustalony czas: od kiedy się zaczyna i jak jest liczona
• koordynator na miejscu, wliczony w cenę albo doliczany jako osobna osoba
• przeszkolenie produktowe albo z systemu rejestracji przed wydarzeniem i to, czy jest płatne
• strój: własny obsady, agencji albo z identyfikacją Twojej marki, razem z kosztem czyszczenia
• dojazd i nocleg, gdy wydarzenie jest poza miastem, w którym agencja ma obsadę
• zgoda na wykorzystanie wizerunku obsady w zdjęciach i wideo z wydarzenia
• tryb zastępstwa i koszt odwołania zlecenia

Nie każda z tych pozycji musi być w cenie. Każda musi być natomiast opisana, bo pozycja, o której oferta milczy, zostanie dopisana do faktury albo po prostu się nie wydarzy. Przykład z życia: drugi dzień targów bez zastępstwa za osobę, która zachorowała, i stoisko obsługiwane przez połowę zamówionego składu.

Ile kosztuje hostessa na konferencję, a ile na targi

Ta sama agencja wyceni inaczej dzień na konferencji i dzień na targach, choć w obu przypadkach sprzedaje osobodzień. Różnica nie wynika z nazwy wydarzenia, tylko z tego, co wyznacza liczbę osób i długość dnia.

Na targach obsadę wyznacza ruch przy stoisku w godzinie szczytu, a dzień pracy obejmuje godziny otwarcia hali, często także montaż dzień wcześniej. Na konferencji obsadę wyznacza szczyt rejestracji uczestników i liczba sal pracujących równolegle, a dzień wydłuża się o odprawę przed otwarciem rejestracji i o pytania z sali po ostatniej sesji. Przy degustacji w sklepie jednostką bywa sklepodzień, a koszt rośnie razem z liczbą punktów, a nie z liczbą godzin.

Przy konferencji z kolacją albo galą dochodzi część wieczorna, która w wycenie hostess jest osobną pozycją. Obsługę stołów zamawia się wtedy oddzielnie, bo hostessa kieruje gości i prowadzi listę, ale nie serwuje, a kelnerki na bankiet wycenia się według liczby gości przy stołach, a nie według godzin recepcji. Połączenie tych dwóch ról w jednym zamówieniu zwykle kończy się sporem o zakres obowiązków w połowie wieczoru.

Co podnosi cenę, a co tylko wygląda na droższe

Część różnic między ofertami to realne koszty, które warto ponieść. Część to różnice w tym, co zostało wpisane do ceny, a co dopiero zostanie doliczone.

Realnie podnosi cenę

• język obcy wymagany w każdej zmianie, a nie u jednej osoby w zespole
• dzień dłuższy niż standardowy dzień agencji, szczególnie z montażem albo częścią wieczorną
• wydarzenie w innym mieście, bo dochodzi dojazd i nocleg obsady
• krótki termin zamówienia w tygodniu, w którym w mieście odbywa się kilka dużych wydarzeń
• zakres wymagający przeszkolenia: prezentacja produktu, skanowanie leadów, system rejestracji

Tylko wygląda na droższe

Oferta, która od razu zawiera koordynatora, zastępstwo i odprawę przed otwarciem, ma wyższą kwotę na pierwszej stronie, ale często niższy koszt końcowy niż oferta bazowa z pozycjami doliczanymi później. Podobnie jest z ofertą, która podaje stawkę za dłuższy dzień: jej wyższa kwota może oznaczać po prostu brak nadgodzin, za które w innej ofercie zapłacisz po wydarzeniu.

Jak porównać wyceny agencji hostess krok po kroku

• wyślij wszystkim agencjom ten sam brief: termin, godziny, liczbę osób na zmianę, język, zakres obowiązków i informację o stroju
• poproś o wycenę w jednej formie: stawka za osobodzień netto przy podanej długości dnia plus lista pozycji dodatkowych
• przelicz oferty godzinowe i pakietowe na osobodzień według tej samej długości dnia
• dopisz do każdej oferty pozycje, o których milczy, jako koszt do wyjaśnienia, a nie jako zero
• porównaj tryb zastępstwa i termin bezkosztowego odwołania, bo one decydują o ryzyku wydarzenia
• wybierz ofertę z najniższym kosztem całkowitym przy tym samym zakresie, a nie z najniższą stawką na pierwszej stronie

Najwięcej czasu oszczędza pierwszy punkt. Agencja, która dostaje zapytanie w stylu „potrzebujemy trzech hostess na targi w październiku", musi zgadnąć długość dnia i zakres, więc wycenia na wyrost albo odpowiada pytaniami. Brief z kompletem danych skraca tę wymianę do jednej wiadomości i sprawia, że odpowiedzi da się położyć obok siebie.

Gdzie szukać agencji do porównania

Do porównania wystarczą trzy oferty od agencji, które mają obsadę w mieście wydarzenia, bo agencja spoza miasta doliczy dojazd i nocleg. W stolicy wybór jest największy i opisujemy go na stronie agencja hostess Warszawa, a agencje w pozostałych miastach znajdziesz w katalogu agencji według miasta. Nasz serwis nie jest agencją, nie prowadzi obsady i nie pobiera prowizji od zleceń, więc zapytanie wysyłasz bezpośrednio do wybranych agencji.

Na koniec rzecz, której w wycenie nie zobaczysz, a którą warto sprawdzić przed podpisaniem zamówienia: na jakiej podstawie agencja współpracuje z obsadą i kto odpowiada za ubezpieczenie w czasie pracy na Twoim wydarzeniu. Pytanie zadane przed wydarzeniem nikogo nie zraża. To samo pytanie zadane po incydencie na stoisku jest już sporem.