Jak założyć agencję hostess, zbudować bazę osób i zdobyć pierwsze zlecenia

Agencję hostess zakłada się jak każdą firmę usługową: rejestrujesz działalność, ustalasz, na jakich umowach pracuje obsada, i masz zapas gotówki na wypłaty, zanim klient zapłaci fakturę. Najczęściej zawodzi nie rejestracja, tylko płynność i brak pierwszych klientów. Klient płaci po 30 albo 60 dniach od targów, a hostessy oczekują pieniędzy w kilka dni po zleceniu. Pierwsze zlecenia przychodzą od wystawców z kalendarza targów w Twoim mieście, od agencji eventowych szukających podwykonawcy i z katalogów, w których zamawiający porównują agencje.

Niżej opisujemy kolejność, w jakiej warto to poukładać. Jeśli chcesz od razu zobaczyć, jak zamawiający szuka agencji w Twoim mieście, zajrzyj na stronę profilu agencji w katalogu i do cennika planów dla agencji.

Forma działalności i co musisz zarejestrować

Na start większości osób wystarcza jednoosobowa działalność gospodarcza zarejestrowana w CEIDG. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma sens, gdy planujesz duże kontrakty z korporacjami i przetargi, bo ogranicza odpowiedzialność wspólników, ale oznacza pełną księgowość od pierwszego dnia. Wybór formy opodatkowania i VAT omów z księgową przed pierwszą fakturą, bo klienci firmowi niemal zawsze oczekują faktury z VAT.

Osobna sprawa to rejestr agencji zatrudnienia (KRAZ). Typowa agencja hostess sprzedaje usługę obsługi wydarzenia: sama organizuje pracę obsady, wyznacza koordynatorkę i odpowiada za efekt. Jeśli natomiast chcesz kierować ludzi do pracy pod kierownictwem klienta jako pracowników tymczasowych albo kojarzyć kandydatów z pracodawcami, potrzebujesz wpisu do KRAZ. Ustal to z prawnikiem, zanim napiszesz pierwszą umowę z klientem. To nie jest porada prawna.

Na jakich umowach pracuje obsada

Hostessy i hości pracują zwykle na umowach zlecenia zawieranych na konkretne wydarzenie. Przy zleceniu obowiązuje minimalna stawka godzinowa ogłaszana co roku, więc w umowie i w ewidencji musisz mieć liczbę przepracowanych godzin. Studenci do 26 roku życia na zleceniu nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, co obniża koszt, ale nie zwalnia Cię z ewidencji godzin ani z wypłaty minimalnej stawki.

• umowa zlecenia na wydarzenie z godzinami pracy, stawką i zasadami odwołania
• ewidencja godzin podpisana przez koordynatorkę po każdym dniu
• orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych dla osób na degustacjach, bo mają kontakt z żywnością
• zgoda na wykorzystanie wizerunku w portfolio agencji, osobno od umowy zlecenia
• klauzula poufności przy targach, na których obsada słyszy rozmowy handlowe

Na tym etapie przyda się też podpis na odległość. Umowy zlecenia z dziesięcioma osobami na jedne targi łatwiej zebrać online niż na papierze w dniu montażu, a klient korporacyjny często i tak przyśle swoją umowę do podpisu elektronicznego.

Ile gotówki potrzebujesz przed pierwszymi targami

Policz to na jednym zleceniu. Jeśli na targi wysyłasz sześć osób na trzy dni, to wypłacasz osiemnaście osobodni wynagrodzeń, a do tego dojazd, nocleg i stroje, jeśli klient ich nie zapewnia. Hostessy oczekują pieniędzy w kilka dni po wydarzeniu, a duży wystawca płaci po 30 albo 60 dniach od faktury. Przez ten czas finansujesz zlecenie z własnej kieszeni.

Bezpieczna zasada na start: miej w rezerwie co najmniej koszt dwóch największych zleceń, które przyjmujesz w jednym miesiącu. Pomaga zaliczka od nowego klienta przy pierwszym zleceniu, krótszy termin płatności wpisany do oferty i rozliczanie dużych realizacji etapami. Gdy duży klient płaci później, niż przewidziałeś, można też sprzedać niezapłaconą fakturę i odzyskać gotówkę na wypłaty, zanim minie termin płatności.

Jak zbudować bazę hostess i hostów

Baza osób to Twój towar. Zamawiający nie pyta, ile osób masz w arkuszu, tylko czy na jego targi w środę dostanie trzy osoby z angielskim na poziomie rozmowy z klientem. Dlatego od początku zbieraj dane w jednym formacie: wzrost, rozmiar stroju, miasto, języki z realnym poziomem, prawo jazdy, dni dostępności, doświadczenie na targach i degustacjach, zdjęcie z ostatnich miesięcy.

Zgłoszenia z prywatnych wiadomości i maili z załącznikami trzeba potem przepisywać ręcznie, a przy każdym brakuje innego pola. Wymuś jeden formularz albo jedną kartę i trzymaj zgodę na przetwarzanie danych razem ze zgłoszeniem. Jesteś administratorem danych swojej bazy, więc musisz umieć pokazać, kiedy i na co kandydatka się zgodziła.

Profil agencji w naszym katalogu robi właśnie to: kandydatki z Twojego miasta wysyłają zgłoszenia w standardzie karty, z kompletem parametrów i zapisaną zgodą, a Ty dostajesz je mailem. Opis tego, co jest w poszczególnych planach, znajdziesz na stronie dla agencji.

Jak wyceniać pracę hostess, żeby wygrać porównanie ofert

Zamawiający coraz częściej wysyła ten sam brief do dwóch albo trzech agencji i przelicza odpowiedzi na koszt jednej osobogodziny. Oferta, w której nie da się tego zrobić, przegrywa nawet wtedy, gdy jest tańsza, bo klient nie wie, co w niej jest.

• stawka za osobogodzinę albo osobodzień z podaną liczbą godzin w dniu
• koordynatorka jako osobna pozycja, jeśli na wydarzeniu jest więcej niż kilka osób
• dzień montażu i szkolenia z produktu wyceniony osobno
• dojazd i nocleg osobno, gdy obsada jedzie do innego miasta
• stroje: klienta, agencji czy szyte na zamówienie
• nadgodziny i warunki odwołania po obu stronach

Tak samo liczą wyceny zamawiający, którzy trafiają na naszą stronę wynajem hostess, i taki rozkład kosztów opisujemy we wpisie ile kosztuje hostessa. Jeśli Twoja oferta jest ułożona w tej samej kolejności, porównanie działa na Twoją korzyść.

Skąd wziąć pierwszych klientów agencji hostess

Pierwsze zlecenia rzadko przychodzą z reklamy. Przychodzą stamtąd, gdzie ktoś już ma termin i budżet, a brakuje mu ludzi.

Wystawcy z kalendarza targów w Twoim mieście

Kalendarz targów jest publiczny, a lista wystawców z poprzedniej edycji zwykle też. Napisz do firm, które wystawiały się w zeszłym roku, kilka miesięcy przed kolejną edycją, z konkretną propozycją obsady stoiska, a nie z ogólną prezentacją agencji. Jak wystawca liczy obsadę, pokazujemy na stronie hostessy na targi, a przykład rynku z jednym dużym obiektem targowym opisujemy na stronie hostessy Lublin.

Agencje eventowe i firmy zabudowy stoisk

Agencja eventowa, która prowadzi konferencję albo galę, często nie ma własnej obsady i szuka stałego podwykonawcy. Firma zabudowy stoisk słyszy od klienta pytanie o hostessy przy każdym projekcie. Jedno spotkanie z taką firmą może dać kilka zleceń w sezonie, bo kieruje do Ciebie swoich klientów.

Marki i agencje trade marketingowe

Degustacje i akcje w sklepach to zlecenia powtarzalne: ta sama marka zamawia obsadę na kilkadziesiąt sklepodni w kwartale. Wymagają orzeczeń sanitarnych i koordynacji wielu punktów naraz, więc mała agencja, która to ogarnia, szybko staje się stałym dostawcą. Jak marka planuje taką akcję, opisujemy na stronie hostessy do degustacji.

Katalogi, w których zamawiający szukają agencji

Organizator, który pierwszy raz zamawia hostessy w obcym mieście, wpisuje w wyszukiwarkę nazwę miasta i słowo hostessy, a potem przegląda strony agencji i katalogi. Nowa agencja bez historii realizacji ma tu słabą pozycję, dlatego profil w katalogu miasta jest jednym z niewielu miejsc, w których stoi obok agencji z wieloletnim stażem. Plan Profil kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 99 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym i kupujesz go kartą, bez rozmowy handlowej.

Dane zwiedzających, które zbiera Twoja obsada

Na targach hostessy skanują identyfikatory i wpisują kontakty do formularzy. O celu zbierania tych danych decyduje wystawca, więc to on jest administratorem, a Twoja agencja przetwarza dane w jego imieniu. Większy klient poprosi o umowę powierzenia z art. 28 RODO, więc miej jej wzór gotowy, zanim padnie pytanie. To nie jest porada prawna.

Najczęstsze błędy w pierwszym roku agencji

• przyjęcie dużego zlecenia bez zaliczki i bez rezerwy na wypłaty
• baza osób w wiadomościach prywatnych zamiast w jednym formacie z zapisaną zgodą
• oferta ryczałtem bez rozbicia, której klient nie umie porównać
• brak osoby rezerwowej na wypadek choroby w dniu targów
• zdjęcia z realizacji w portfolio bez zgody osób i klienta

Żaden z tych błędów nie wynika z braku talentu do eventów. Wszystkie wynikają z tego, że agencja zaczyna przyjmować zlecenia, zanim ustawi umowy, gotówkę i bazę. Kolejność z tego tekstu warto przejść raz, przed pierwszymi targami, a potem tylko ją powtarzać.