Dla zamawiających obsadę
Wynajem hostess i hostessy do wynajęcia na targi, promocje i eventy
Wynajem zaczyna się od liczby osób na zmianę i długości dnia, a nie od stawki. Policz osobodni, wyślij to samo zapytanie do kilku agencji i sprowadź ich odpowiedzi do jednej porównywalnej liczby.
Przeglądaj agencje według miastaWynajem hostess w mieście akcji: Warszawa, Poznań, Wrocław, Katowice, Gdańsk i Trójmiasto, Kraków, Łódź, Kielce.
Jedno zapytanie, kilka wycen
Ten sam brief do każdej agencji sprawia, że odpowiedzi układają się w jedną tabelę.
Bez wymyślonych stawek
Nie podajemy średnich cen, których nie zmierzyliśmy. Liczby biorą się z Twoich pól.
Policz obsadę i wygeneruj zapytanie
Brief, po którym agencje wycenią wynajem w tej samej jednostce
Tyle osób ma pracować w tym samym momencie w godzinie największego ruchu. Osobę na przerwy dokładamy osobno, bo stanowiska nie zostawia się puste.
Osobodni do wyceny
Liczymy wyłącznie z pól, które wypełniasz. Nie podajemy stawek, bo ich nie zmierzyliśmy. Cenę podaje agencja w odpowiedzi na to zapytanie.
Zapytanie powstaje w Twojej przeglądarce i nigdzie go nie wysyłamy. Kopiujesz je i wklejasz do maila do wybranych agencji.
Krótka odpowiedź
Wynajem hostess polega na zamówieniu obsady w agencji hostess na konkretny termin i konkretny zakres obowiązków. Agencja rekrutuje, ubiera, szkoli i rozlicza ludzi, a Ty dostajesz jedną fakturę i jedną osobę do kontaktu zamiast kilkunastu umów. Zamawia się na podstawie briefu, w którym podajesz rodzaj akcji, miasto, daty, długość dnia, liczbę osób jednocześnie na stanowisku, język obcy i zakres zadań. Oferty stają się porównywalne dopiero wtedy, gdy każda agencja wyceni tę samą liczbę osobodni w tej samej jednostce rozliczenia.
Do jakich akcji wynajmuje się hostessy
Jedna agencja obsadzi wszystkie te akcje, ale każda ma inny rytm, inną długość dnia i inny wynik, za który płacisz. To od rodzaju akcji zależy, co w ogóle warto zmierzyć w wycenie.
| Rodzaj akcji | Rytm pracy | Wynik, który liczysz | Na co uważać w wycenie |
|---|---|---|---|
| Stoisko na targach | kilka dni z rzędu, pełne godziny hali | liczba rozmów i kontaktów do systemu leadów | odprawa przed otwarciem, dzień montażu, dojazd do hali poza miastem |
| Promocja i animacja sprzedaży w sklepie | kilkugodzinne bloki w godzinach największego ruchu, często kilka punktów naraz | sprzedaż w dniach akcji wobec zwykłego tygodnia | minimalna długość bloku, zgoda sieci handlowej, transport materiałów |
| Degustacja produktu | weekendy i popołudnia, praca przy stoisku z próbkami | liczba podań i zakupów po degustacji | książeczka sanepidowska, sprzęt chłodniczy, utylizacja resztek |
| Konferencja i obsługa rejestracji | spiętrzenie w pierwszej godzinie, potem spokojniejszy dyżur | czas wydania identyfikatora i długość kolejki | bardzo wczesny start, obsługa systemu rejestracji, język obcy |
| Otwarcie punktu i premiera | jeden dzień lub wieczór, kilka godzin, część oficjalna | frekwencja i obsłużeni zaproszeni goście | minimalny czas zlecenia, dress code, próba przed wejściem gości |
| Roadshow w kilku miastach | ten sam scenariusz powtarzany w kolejnych lokalizacjach | powtarzalność wyników między miastami | dojazdy i noclegi, lokalna obsada w każdym mieście, koordynator trasy |
Jeśli Twoja akcja to targi, szczegółowe liczenie obsady stoiska znajdziesz na stronie hostessy na targi, a przy stoisku z autami i zapisach na jazdy testowe rządzą inne reguły, opisane w obsadzie targów motoryzacyjnych. Dla akcji z próbkami jest osobna strona o hostessach do degustacji, a dla recepcji wydarzenia strona o hostessach na konferencje. Akcję w galerii handlowej, w sklepie albo w mieście, rozliczaną z kontaktów i zapisów, opisujemy na stronie hostessy na promocje, razem z kalkulatorem kosztu jednego kontaktu.
Wynajem hostess na event firmowy, galę albo jubileusz firmy liczy się od punktów, w których goście czegoś potrzebują: powitanie przy wejściu, lista gości, szatnia, wskazanie stołów i obsługa sceny przy wręczaniu nagród. Każdy taki punkt to jedna osoba na zmianę, a przy wejściu w szczycie przyjazdów dwie. Jeśli event odbywa się we Wrocławiu, w Łodzi albo w Krakowie, strony hostessy we Wrocławiu, hostessy w Łodzi i hostessy w Krakowie mają kreator z typem wydarzenia ustawionym pod dane miasto.
Ile hostess wynająć, żeby akcja nie stała pusta
Najczęstszy błąd w zapytaniu to podanie liczby dni i metrażu zamiast liczby rozmów. Agencja dostaje wtedy zbyt mało danych i wycenia z sufitu, a Ty porównujesz oferty, które zakładają coś zupełnie innego. Punktem wyjścia jest jedno pytanie: ile rozmów ma toczyć się jednocześnie w najgorętszej godzinie.
Weź godzinę największego ruchu, nie średnią z całego dnia. Na targach to zwykle pierwsze dwie godziny po otwarciu i czas tuż po przerwie obiadowej, w galerii handlowej sobotnie popołudnie, na konferencji pierwsza godzina rejestracji. Jeśli w tej godzinie chcesz prowadzić trzy rozmowy naraz, potrzebujesz trzech osób na stanowisku, a nie jednej, która poradzi sobie z kolejką.
Do tej liczby dokłada się jedną osobę na przerwy. Człowiek pracujący osiem godzin przy stoisku musi zejść na posiłek i do toalety, a stanowisko bez obsługi kosztuje więcej niż jeden dodatkowy osobodzień. Przy akcji trwającej kilka dni ta sama osoba ratuje też grafik, gdy ktoś zachoruje w środę.
Przy kilku punktach w jednym mieście albo przy roadshow dochodzi koordynator. To nie jest pozycja na wyrost: ktoś musi odbierać telefon, gdy o ósmej rano jedna osoba nie dojedzie, i przestawiać grafik bez angażowania Twojego działu marketingu. W ofertach koordynator bywa wliczony w stawkę albo jest osobną kwotą, i to jedna z częstszych przyczyn tego, że dwie wyceny nijak do siebie nie pasują.
Trzy liczby, które musi znać agencja
Bez nich każda wycena jest zgadywaniem
- Osób jednocześnie na stanowisku. Liczba równoległych rozmów w godzinie szczytu, nie liczba metrów stoiska.
- Długość dnia z odprawą. Osiem godzin hali to zwykle dziewięć albo dziesięć godzin pracy osoby.
- Liczba dni z obsadą. Razem z montażem, szkoleniem produktowym i dniem prasowym, jeśli obsada ma w nich uczestniczyć.
Iloczyn pierwszej i trzeciej liczby to osobodni, czyli jednostka, w której najłatwiej zestawić oferty. Kreator na górze strony liczy ją za Ciebie i wkleja do gotowego zapytania.
Cena wynajmu hostess podawana w trzech różnych jednostkach
Trzy agencje odpowiedzą na to samo zapytanie trzema różnymi liczbami i żadna z nich nie będzie nieuczciwa. Jedna poda stawkę godzinową, druga stawkę za osobodzień, trzecia ryczałt za całą akcję. Zanim zdecydujesz, sprowadź je do wspólnego mianownika.
| Jednostka w ofercie | Kiedy działa na Twoją korzyść | Co sprawdzić, zanim porównasz |
|---|---|---|
| Za godzinę pracy osoby | krótkie bloki w sklepie, akcje na kilka godzin, nierówny grafik | minimalna liczba godzin w zleceniu i to, czy odprawa jest płatna |
| Za osobodzień | targi i wielodniowe akcje z pełnym dniem pracy | ile godzin mieści się w dniu i ile kosztuje każda kolejna |
| Ryczałt za całą akcję | powtarzalny scenariusz, znany z góry zakres, brak niespodzianek | co się dzieje przy zmianie liczby osób albo przedłużeniu dnia |
Sprowadź oferty do jednej liczby
Przelicznik ofert na wynajem hostess
Wpisz zakres zlecenia i kwoty z otrzymanych ofert, każdą w jednostce, w której ją dostałeś. Przelicznik pokaże koszt całości i koszt jednej osobogodziny, czyli liczby, które da się zestawić obok siebie.
Najniższa kwota za ten sam zakres spośród wpisanych ofert.
Liczymy wyłącznie z kwot, które wpisujesz. Najniższa kwota nie zawsze wygrywa: sprawdź jeszcze, czy oferty obejmują ten sam czas pracy, ten sam zakres obowiązków, dojazd obsady i ten sam tryb zastępstwa.
Co realnie rusza kwotę, opisaliśmy szczegółowo we wpisie ile kosztuje hostessa, razem z listą pozycji, które trzeba wyciągnąć z agencji, zanim porównasz oferty.
Co podnosi koszt wynajmu hostess
Żadna z tych pozycji nie jest podejrzana. Problem pojawia się wtedy, gdy jedna agencja wliczyła ją w stawkę, a druga dopisała na dole oferty małym drukiem.
Język obcy i kompetencja produktowa
Obsada mówiąca po angielsku czy niemiecku na targach międzynarodowych kosztuje więcej, bo takich osób jest mniej. To samo dotyczy szkolenia produktowego: dzień przed startem to dodatkowy osobodzień, który musi być w wycenie, a nie w domyśle.
Termin i sezon
W tygodniu dużych targów i w grudniu ta sama pula ludzi obsługuje kilka firm w tym samym mieście. Zamówienie złożone na dwa tygodnie przed akcją trafia na resztki dostępności, a to widać w stawce i w doświadczeniu obsady.
Dojazd i nocleg obsady
Akcja w hali pod miastem albo w mieście, w którym agencja nie ma bazy, oznacza transport, a przy wielodniowej akcji także noclegi. Poproś o rozbicie tej pozycji, bo potrafi ona odwrócić wynik porównania dwóch pozornie równych ofert.
Strój i charakteryzacja
Jeśli strój zapewnia agencja, dochodzi koszt kompletów i czyszczenia. Jeśli zapewniasz go Ty, musisz zebrać rozmiary przed akcją i dostarczyć odzież na czas. Ustal to w zapytaniu, bo to jedna z częstszych przyczyn dopłat po akcji.
Nadgodziny i przedłużenie dnia
Hala zamykana godzinę później niż w programie to koszt, którego nie widać w momencie podpisania. Stawka za godzinę ponad ustalony czas powinna być w ofercie od początku, razem z zasadą rozliczania rozpoczętej godziny.
Koordynacja i raportowanie
Koordynator, dzienny raport z akcji, zdjęcia ze stanowiska czy zestawienie zebranych kontaktów to praca, która zwykle jest osobną pozycją. Jeśli jej potrzebujesz, wpisz ją do zapytania, żeby wszyscy wycenili to samo.
Umowa, faktura i dane osobowe przy wynajmie hostess
Wynajem przez agencję upraszcza stronę formalną i to jest jeden z głównych powodów, dla których firmy w ogóle z niego korzystają. Agencja odpowiada za formę zatrudnienia obsady, za jej rozliczenie i za zastępstwa, a Ty dostajesz fakturę i jedną osobę do kontaktu. Zamiast dwunastu umów zlecenia w dziale kadr masz jedną pozycję kosztową.
Zwróć uwagę na trzy zapisy w zamówieniu. Pierwszy to tryb zastępstwa: do kiedy agencja podstawia inną osobę i czy robi to na swój koszt. Drugi to termin bezkosztowego odwołania, bo akcje bywają przesuwane razem z terminem wydarzenia. Trzeci to zakres zgody na wykorzystanie wizerunku obsady w materiałach z akcji, jeśli planujesz publikować zdjęcia ze stoiska w mediach społecznościowych.
Jeśli hostessy zbierają dane kontaktowe, czyli wpisują je do formularza, skanują wizytówki albo prowadzą zapisy, wchodzi RODO. Administratorem tych danych jest zwykle zamawiający, bo to on decyduje o celu ich zbierania. Agencja przetwarza je w jego imieniu i podpisuje umowę powierzenia z art. 28 RODO. Klauzula informacyjna musi być widoczna dokładnie tam, gdzie człowiek podaje dane, a nie dopiero w mailu wysłanym tydzień później. To nie jest porada prawna, ale to pierwsze pytanie, które warto zadać agencji.
O co dopytać przed podpisaniem
- Zastępstwo. W jakim czasie agencja podstawia inną osobę i kto płaci za jej dojazd.
- Odwołanie. Do którego dnia przed akcją rezygnacja jest bezkosztowa.
- Wizerunek. Czy możesz publikować zdjęcia obsady i przez jaki czas.
- Powierzenie danych. Czy agencja podpisze umowę z art. 28 RODO, gdy obsada zbiera kontakty.
- Płatność. Termin faktury i moment jej wystawienia.
Jak wynająć hostessy krok po kroku
1
Policz obsadę, zanim napiszesz
Godzina szczytu, liczba równoległych rozmów, osoba na przerwy, długość dnia z odprawą. Dopiero to daje osobodni, które ktokolwiek może wycenić.
2
Wyślij ten sam brief do kilku agencji
Identyczny tekst do każdej agencji z miasta akcji, z prośbą o wycenę w tej samej jednostce i o rozbicie koordynatora, dojazdu i nadgodzin.
3
Przelicz oferty na jedną liczbę
Sprowadź stawkę godzinową, osobodzień i ryczałt do kosztu osobogodziny, a potem sprawdź, czy obejmują ten sam zakres.
4
Ustal odprawę i przekazanie wyników
Termin szkolenia, kontakt na miejscu, grafik przerw, a po akcji forma raportu i kanał, którym trafiają do Ciebie zebrane kontakty.
Prowadzisz agencję hostess
Bądź w katalogu, gdy ktoś ma gotowy brief
Zamawiający z policzoną obsadą szuka agencji w katalogu według miasta. Agencje z profilem są widoczne w wynikach dla swojego miasta i dostają zgłoszenia kandydatów w jednym formacie danych, razem z udokumentowaną zgodą na przetwarzanie, więc obsadę na akcję składa się z gotowej bazy zamiast z rozmów telefonicznych.
Pytania
Wynajem hostess, najczęstsze pytania
Ile kosztuje wynajęcie hostessy?
Agencje wyceniają wynajem hostessy za godzinę pracy osoby, za osobodzień albo ryczałtem za całą akcję, więc dwie oferty na to samo zlecenie potrafią wyglądać zupełnie inaczej. Na kwotę wpływa długość dnia, język obcy, zakres obowiązków, strój, dojazd i to, czy koordynator jest w cenie. Nie podajemy średnich stawek, bo ich nie zmierzyliśmy.
Ile hostess wynająć na stoisko lub akcję?
Liczbę hostess wyznacza liczba rozmów, które mają toczyć się jednocześnie w godzinie największego ruchu, a nie metraż stoiska ani liczba dni. Do tej liczby dokłada się jedną osobę na przerwy, żeby stanowisko nie zostawało puste. Przy kilku punktach w jednym mieście dochodzi koordynator, który pilnuje grafiku i zastępstw.
Z jakim wyprzedzeniem zamówić hostessy?
Hostessy zamawia się zaraz po potwierdzeniu terminu i miejsca, a nie po skończeniu projektu stoiska czy materiałów. W terminach dużych targów i w grudniu ta sama pula doświadczonych osób obsługuje kilka firm w tym samym mieście, więc decyduje kolejność zgłoszeń. Przy szkoleniu produktowym doliczasz jeszcze dzień przed startem.
Czy hostessy można wynająć w całej Polsce?
Tak, agencje hostess pracują w całym kraju, ale koszt dojazdu i noclegu obsady spoza miasta akcji wchodzi do wyceny i potrafi zmienić wynik porównania ofert. Przy akcji w kilku miastach zwykle taniej wypada agencja z lokalną bazą w każdym z nich niż jedna ekipa wożona po Polsce. W zapytaniu warto wprost poprosić o rozbicie tej pozycji.
Czy agencja hostess wystawia fakturę?
Agencja hostess działa jako firma i rozlicza zlecenie fakturą wystawioną zamawiającemu, a sama odpowiada za formę zatrudnienia i rozliczenie obsady. Dla działu księgowego to jedna pozycja kosztowa zamiast kilkunastu umów zlecenia. W zapytaniu warto od razu ustalić termin płatności i to, czy faktura idzie po każdym dniu akcji, czy po całości.
Kto odpowiada za dane zebrane przez hostessy?
Za dane kontaktowe zbierane na akcji odpowiada zwykle zamawiający, bo to on decyduje, po co je zbiera, więc jest administratorem. Agencja, której hostessy wpisują dane do formularza, przetwarza je w jego imieniu i podpisuje umowę powierzenia z art. 28 RODO. Klauzula informacyjna musi być widoczna w miejscu zapisu. To nie jest porada prawna.
Dalej w katalogu
Agencje według miast
Kategorie i poradniki
Następny krok
Wyślij jedno zapytanie do kilku agencji z miasta akcji.
Zacznij od strony miasta, w którym odbywa się akcja. Ten sam brief wysłany do kilku agencji daje wyceny w tych samych pozycjach, które przeliczysz na jeden koszt osobogodziny.