Dla marek, sieci i agencji trade marketingowych
Hostessy na promocje i hostessy do promocji w sklepach
Akcję promocyjną zamawia się od celu, a nie od liczby osób. Ustal, ile kontaktów, zapisów albo sprzedanych sztuk ma dać, policz obsadę i wyślij ten sam brief do kilku agencji hostess.
Wycena w jednej jednostce
Zapytanie prosi każdą agencję o cenę za osobodzień, więc oferty da się zestawić.
Bez wymyślonych stawek
Kalkulatory liczą tylko z Twoich pól. Cenę podaje agencja w odpowiedzi.
Policz obsadę i wygeneruj zapytanie
Brief, po którym agencje wycenią wynajem w tej samej jednostce
Tyle osób ma pracować w tym samym momencie w godzinie największego ruchu. Osobę na przerwy dokładamy osobno, bo stanowiska nie zostawia się puste.
Osobodni do wyceny
Liczymy wyłącznie z pól, które wypełniasz. Nie podajemy stawek, bo ich nie zmierzyliśmy. Cenę podaje agencja w odpowiedzi na to zapytanie.
Zapytanie powstaje w Twojej przeglądarce i nigdzie go nie wysyłamy. Kopiujesz gotowy tekst i wklejasz go do maila do wybranych agencji hostess.
Krótka odpowiedź
Hostessy na promocje zamawia się w agencji hostess na podstawie briefu z celem akcji, listą lokalizacji, liczbą dni, godzinami i zakresem obowiązków. Jedna osoba obsługuje zwykle jedno stanowisko na zmianę, a druga dochodzi przy rejestracji uczestników albo dużym ruchu. Wyceny porównuje się w osobodniach i w koszcie jednego kontaktu. Przed zamówieniem trzeba mieć zgodę galerii lub sieci, a przy loterii także zezwolenie.
Sześć formatów
Do jakich promocji zamawia się hostessy
Każdy format ma inny cel i inną obsadę. Wybierz go, zanim zaczniesz liczyć osoby, bo od niego zależy, czy agencja wyceni Ci jedną osobę przy półce, czy dwie przy stanowisku z tabletem.
Promocja w galerii handlowej
Stanowisko w pasażu albo przy wejściu, rozmowa z przechodzącymi, próbka lub gadżet, zapis do konkursu. Najwięcej ruchu w weekendowe popołudnia.
Promocja przy półce w sklepie
Jedna osoba przy regale z kategorią pokazuje produkt i odpowiada na pytania w chwili, gdy klient wybiera. Rozliczana w sklepodniach.
Rejestracja uczestników i zapisy
Akcja, której celem jest zapis: do programu lojalnościowego, na jazdę testową, do aplikacji. Obsada pracuje z tabletem i formularzem zgód.
Rozdawanie materiałów w mieście
Ulotki, kupony i próbki przy wyjściach z metra, przy uczelniach i biurowcach. Stanowisko na chodniku wymaga zgody zarządcy drogi.
Konkurs albo loteria na stanowisku
Mechanika z nagrodą podnosi liczbę zatrzymań. Konkurs wymaga regulaminu, loteria promocyjna dodatkowo zezwolenia.
Promocja objazdowa w kilku miastach
Ten sam format w kilku galeriach albo sieciach po kolei. Agencja z lokalną obsadą w każdym mieście zwykle wypada taniej niż ekipa wożona po kraju.
Promocja w galerii handlowej
Gdzie postawić stanowisko i ile osób na nie zamówić
- APrzy wejściu. Największy strumień ludzi, ale idą szybko. Dobre do rozdania próbki albo kuponu, słabe do dłuższej rozmowy. Dwie osoby: jedna zaczepia, druga obsługuje.
- BW pasażu. Ludzie spacerują i mają czas. Tu działają zapisy, konkurs i pokaz produktu. Jedna osoba wystarcza, dwie przy rejestracji na tablecie.
- CPrzy strefie restauracyjnej. Ludzie siedzą i czekają. Dobre miejsce na napoje, jedzenie i aplikacje, które klient instaluje od razu przy stoliku.
Miejsce i godziny wyznacza zarządca centrum, a jego regulamin mówi, czy wolno rozdawać materiały poza stanowiskiem. Zwykle nie wolno.
Kalkulator
Ile kosztuje jeden kontakt z klientem na promocji
Kwota za akcję niewiele mówi, dopóki nie wiesz, ile rozmów, zapisów albo próbek za nią stoi. Wpisz liczbę stanowisk, dni i godzin, swoje założenie kontaktów na godzinę na stanowisko i kwotę netto z oferty agencji. Kalkulator nie podstawia żadnych stawek ani średnich.
Liczbę kontaktów na godzinę najlepiej wziąć z raportu poprzedniej akcji. Jeśli to pierwsza, poproś agencję o raport godzinowy z pierwszego dnia i przelicz resztę.
Godzin pracy stanowisk
Kontaktów łącznie
Koszt kontaktu
Ten sam rachunek zrób dla każdej oferty. Tańsza akcja z krótszymi godzinami często daje droższy kontakt. Oferty podane w różnych jednostkach sprowadzisz do jednej w przeliczniku ofert na stronie o wynajmie hostess.
Jak zamówić
Jak zorganizować akcję promocyjną z hostessami w czterech krokach
-
1
Cel i miara
Kontakty, zapisy, rozdane próbki albo sprzedane sztuki. Jedna główna miara, bo od niej zależy format i raport.
-
2
Miejsce i zgody
Rezerwacja powierzchni u zarządcy galerii albo zgoda sieci, regulamin konkursu, a przy loterii zezwolenie.
-
3
Brief do kilku agencji
Ten sam tekst do dwóch albo trzech agencji hostess z miasta akcji, z prośbą o cenę za osobodzień. Kreator jest na górze strony.
-
4
Szkolenie i raport
Krótkie szkolenie z produktu przed startem i raport po każdym dniu: kontakty na godzinę, zdjęcia stanowiska, braki towaru.
Trzy zgody, które zatrzymują promocję w dniu startu
Hostessy da się zamówić w kilka dni. Zgód nie. Najczęstszy powód, dla którego promocja nie rusza w zaplanowanym terminie, to nie brak obsady, tylko brak jednego z trzech dokumentów. Każdy z nich zamyka się przed wysłaniem zamówienia do agencji.
Zarządca galerii albo sieć handlowa
W galerii powierzchnię pod stanowisko wynajmuje zarządca centrum i to jego regulamin mówi, gdzie stanie stanowisko, w jakich godzinach, jaki sprzęt wolno wnieść i czy obsada może podchodzić do ludzi w pasażu. W sklepie sieciowym zgoda idzie zwykle przez kupca kategorii albo dział marketingu handlowego, nie przez kierownika sklepu. Napisz w briefie, czy zgoda jest już potwierdzona, bo jeśli to agencja ma ją zdobywać, jest to osobny zakres pracy i osobna wycena.
Konkurs czy loteria promocyjna
Mechanika z nagrodą to najprostszy sposób, żeby ludzie zatrzymali się przy stanowisku, ale forma ma znaczenie prawne. Konkurs, w którym o nagrodzie decyduje wiedza albo kreatywność uczestnika, wymaga regulaminu. Loteria promocyjna, w której decyduje losowanie, jest według ustawy o grach hazardowych grą losową i wymaga zezwolenia dyrektora izby administracji skarbowej przed startem akcji. To nie jest porada prawna, tylko wskazanie, gdzie leży ryzyko.
Stanowisko na chodniku i w przestrzeni miejskiej
Hostessa z ulotkami w ręku to co innego niż stolik, namiot albo potykacz na chodniku. Postawienie stanowiska na drodze publicznej, a chodnik jest jej częścią, to zajęcie pasa drogowego, na które potrzebne jest zezwolenie zarządcy drogi. W wielu miastach wydaje je miejski zarząd dróg i liczy za nie opłatę za każdy dzień i metr kwadratowy.
Dane uczestników
Jeśli obsada zbiera zgłoszenia, zapisy albo adresy do konkursu, administratorem tych danych jest zwykle marka, a agencja przetwarza je w jej imieniu na podstawie umowy powierzenia z art. 28 RODO. Zgoda na kontakt marketingowy mailem albo telefonem musi być wyraźna i osobna od samego zgłoszenia. Formularz przygotuj po swojej stronie, zanim tablet trafi do rąk obsady.
Co wpisać do briefu
- cel akcji i jedna główna miara, na przykład liczba zapisów
- lista lokalizacji z adresami, dni i godziny na każdą
- stan zgód: galeria, sieć, zarządca drogi, regulamin konkursu
- kto dostarcza stanowisko, materiały, próbki i nagrody
- strój: od agencji czy od marki, i w jakich rozmiarach
- zakres raportu po każdym dniu i termin jego przesłania
Promocja, degustacja czy stoisko na targach, co zamówić
Te trzy zlecenia wykonują często te same osoby, ale agencja wycenia je inaczej. Wybór formatu zmienia jednostkę wyceny, wymagania wobec obsady i to, co dostaniesz w raporcie.
| Zlecenie | Cel | Jednostka wyceny | Wymagania wobec obsady | Strona |
|---|---|---|---|---|
| Akcja promocyjna | kontakty, zapisy, sprzedaż | osobodzień na stanowisko | aktywne zaczepianie, praca z tabletem, znajomość mechaniki konkursu | ta strona |
| Degustacja w sklepie | sprzedaż produktu w sklepie | sklepodzień | orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych przy żywności | hostessy do degustacji |
| Sampling | próbka w rękach grupy docelowej | osobodzień i liczba próbek | tempo wydawania, pilnowanie grupy docelowej | sampling produktu |
| Stoisko na targach | rozmowy handlowe i kontakty B2B | osobodzień przy stoisku | wiedza o ofercie, często język obcy | hostessy na targi |
Hostessy do promocji w największych miastach
Przy promocji w kilku miastach zwykle taniej wypada agencja z lokalną obsadą w każdym z nich niż jedna ekipa wożona po kraju, bo dojazd i nocleg to osobne pozycje w wycenie. Dla siedmiu największych rynków mamy osobne strony z kreatorem zapytania: hostessy Warszawa, hostessy Kraków, hostessy Wrocław, hostessy Poznań, hostessy Gdańsk, hostessy Katowice i hostessy Łódź.
Agencje hostess z profilem w katalogu są widoczne w wynikach dla swojego miasta, więc listę tych, do których wyślesz brief, zbierzesz na stronie katalogu agencji.
Prowadzisz agencję hostess
Bądź widoczna dla marek, które planują promocje w Twoim mieście
Profil agencji w katalogu pokazuje Twoją ofertę markom, które szukają obsady w Twoim mieście, a zgłoszenia kandydatów trafiają do Ciebie w jednym formacie danych, razem ze zgodą na przetwarzanie.
Pytania
Hostessy na promocje, najczęstsze pytania
Ile kosztują hostessy na promocje?
Agencje wyceniają hostessy na promocje za osobodzień, za godzinę pracy albo ryczałtem za całą akcję, a koordynację, szkolenie z produktu, strój i dojazd jedne wliczają, inne pokazują osobno. Średnich stawek nie podajemy, bo ich nie zmierzyliśmy. Poproś każdą agencję o cenę za osobodzień i podziel kwotę przez liczbę kontaktów, które akcja ma dać.
Czym różni się hostessa na promocji od promotorki?
W praktyce agencje używają obu nazw zamiennie. Hostessa częściej oznacza obsadę eventów i stoisk, gdzie liczy się powitanie i wizerunek, a promotorka osobę, która w sklepie aktywnie namawia do zakupu i rozlicza się z wyniku sprzedaży. Przy zamówieniu ważniejszy od nazwy jest zakres obowiązków zapisany w briefie.
Czy na akcję promocyjną w galerii handlowej potrzebna jest zgoda?
Tak. Powierzchnię pod stanowisko promocyjne wynajmuje zarządca centrum handlowego, a jego regulamin określa miejsce, godziny, sposób rozdawania materiałów i sprzęt, który wolno ustawić. Rozdawanie ulotek poza wynajętym stanowiskiem jest w galeriach zwykle zabronione. Zgodę i miejsce trzeba mieć przed wysłaniem zamówienia do agencji hostess.
Ile hostess potrzeba na akcję promocyjną w sklepie?
Na jedno stanowisko w sklepie wystarcza zwykle jedna osoba na zmianę. Drugą dodaje się, gdy stanowisko ma dwie czynności naraz, na przykład rozmowę i rejestrację uczestników na tablecie, albo gdy akcja trwa dłużej niż jedna zmiana. W galerii przy dużym ruchu weekendowym dwie osoby na stanowisku to częsty standard.
Czy konkurs z nagrodami na akcji promocyjnej wymaga zezwolenia?
Konkurs, w którym o nagrodzie decyduje wiedza, umiejętność albo kreatywność uczestnika, zezwolenia nie wymaga, wystarczy regulamin. Loteria promocyjna, w której o wygranej decyduje losowanie, jest grą losową i wymaga zezwolenia dyrektora izby administracji skarbowej przed startem. To nie jest porada prawna, formę akcji potwierdź z prawnikiem.
Kto odpowiada za dane klientów zebrane na promocji?
Za dane zebrane na stanowisku odpowiada zwykle marka, bo to ona decyduje, po co je zbiera, więc jest administratorem. Agencja hostess przetwarza je w jej imieniu na podstawie umowy powierzenia z art. 28 RODO. Zgoda na kontakt marketingowy mailem i telefonem musi być wyraźna i osobna od zgłoszenia do konkursu. To nie jest porada prawna.
Dalej w katalogu
Agencje według miast
Kategorie i poradniki
Następny krok
Wyślij brief do agencji hostess w mieście akcji.
Ten sam brief wysłany do kilku agencji daje wyceny za osobodzień, które przeliczysz na koszt jednego kontaktu.